Подводя итоги: так как вся ответственность по принятию окончательных решений лежит на руководителе, то ему необходимо квалифицированная помощь секретаря, который должен владеть информацией о процедурах подготовки дел к сдаче в архив, об экспертизе ценности документов и о порядке их уничтожения.

Деловое совещание – это процесс обмена информацией между его участниками с целью повышения эффективности деятельности предприятия.

По целям созыва совещания можно подразделить на следующие категории:

1) совещание аналитического характера. Докладчик знакомит участников совещания с аналитической информацией, новыми технологиями, новыми продуктами и т. д. Это в основном монолог. Если объем доклада велик, то имеет смысл разослать его полный текст или его тезисы участникам заблаговременно, а на совещании сократить объем выступления, провести лаконично логическую нить рассуждений, представить иллюстративный материал, сделать выводы и ответить на вопросы;

2) выработка коллективного решения. На таком совещании каждому участнику предоставляется возможность выразить свое мнение и внести предложение по конечному решению. Отсюда важное условие: на совещание приглашаются только те, чье мнение важно для решения вопроса. Руководителю не следует назначать совещание по вопросу, решение по которому он уже принял. Участники это поймут и сочтут этот созыв немотивированным. Такое совещание окажет отрицательное воздействие на рабочий настрой участников, причем не только во время совещания, но и после него. Если руководителю нужно получить одобрение коллектива по принятому им решению, то именно так это и должно быть заявлено;

3) одобрение идей, программы, решения. Для того чтобы заручиться поддержкой участников совещания, нужно, чтобы предложенная идея или программа вызвали у них интерес и положительный резонанс. Здесь, вероятно, необходимо провести соответствующую подготовительную работу. Если обсуждаемый вопрос не вызывает у участников энтузиазма или характеризуется отрицательно, вполне возможно, что другого отношения он и не заслуживает. В любом случае у участников совещания должна быть возможность внести конструктивные предложения, влияющие на принятие решения;

4) примирение различных точек зрения. Иногда возникает необходимость собрать «круглый стол», для того чтобы погасить внутренний конфликт. Нужно выслушать и обсудить различные точки зрения и привести их к согласию. Нельзя допустить, чтобы противники укрепились в своих противоположных позициях. Если в конфликт вовлечены большие группы, результативнее будет провести предварительные переговоры с представителями этих групп. Здесь важно как дать возможность высказаться участникам «круглого стола», так и дать им возможность услышать оппонентов, а для этого количество участников должно быть минимальным;

5) возобновление прерванного проекта. Если возобновляется прерванный проект, нужно восстановить и сделать прозрачной всю цепочку административного управления проектом. Необходимо снять все сомнения и разрешить организационные вопросы участников проекта, тем самым преодолеть торможение и препоны в каких-либо звеньях цепи;