Секретарь

Общение между руководителем и секретарем также подчиняется правилам общего делового этикета.

В зависимости от вида деятельности и размера организации функции сотрудников секретариата могут различаться.

Приступая к своим обязанностям, секретарю следует определить, какие именно функции в данной организации ему предстоит выполнять.

Сотрудники секретариата часто решают базовые организационные и административные задачи, участвуют в приеме посетителей, отвечают на телефонные звонки, ведут деловую переписку и первичный документооборот.

Для ведения деловой переписки и корреспонденции существует письменный деловой этикет. Для профессиональных ответов на телефонные звонки понадобится знание телефонного этикета. Во многих крупных компаниях предъявляются строгие требования к манерам и дресс-коду секретаря.

Если у руководителя есть особые пожелания к дресс-коду или манере общения секретаря с клиентами или деловыми партнерами, следует в тактичной форме сообщить ему об этом.

Не следует использовать форму обращения «секретарша», правильнее сказать «секретарь».

Руководитель обычно предпочитает, чтобы секретарь появлялся на рабочем месте хотя бы немного раньше, чем он сам. Согласно правилам современного этикета, секретарь первым здоровается с руководителем. Приветствуя своего начальника, а также руководителей высшего ранга и почетных гостей, если он видит их в этот день впервые, секретарь встает из-за рабочего стола. Однако необходимость вставать ежедневно в рабочей обстановке при появлении начальника определяют ситуация и пожелания руководства. Приступая к обязанностям в новом коллективе, здороваясь утром, лучше вставать.

Секретарь отвечает на рукопожатие в случае поданной ему руки, однако самому подавать руку не полагается.

Особую тактичность необходимо проявить секретарю в вопросах конфиденциальности. Не следует, даже по секрету, рассказывать подробности деловой и личной жизни другим сотрудникам организации.

Со своей стороны, тактичный руководитель не должен злоупотреблять служебным положением по отношению к секретарю. В поведении неприемлемы фамильярность и грубость.

Отчитывать секретаря за ошибку в присутствии посетителей не стоит, лучше обсудить промах, когда гости уйдут. При этом следует сформулировать конкретные задачи для исправления ситуации. Достаточно начать объяснение с вежливой фразы: «Мне хотелось бы, чтобы в следующий раз…» Ругать секретаря за случайно пролитый кофе нетактично, сотрудник, скорее всего, и сам осознал свою ошибку.

Статус