Аналогично вы можете изменять поле «Важность», не открывая саму задачу, а просто выставляя или убирая на ней восклицательный знак. При этом Outlook сразу будет раскрашивать ее в цвет, назначенный для важных задач, либо наоборот – при снятии восклицательного знака возвращать задаче обычный цвет и убирать ее из начала списка. Таким образом вы можете гибко планировать – не переверстывая жесткий план дня или недели, а всего лишь меняя приоритеты в обзорном списке задач, который подсказывает вам, с чего начинать.

Итак, мы научились выводить сроки выполнения задач на панель задач, что позволяет всегда держать их под контролем. Чтобы вспоминать о приближающихся задачах заблаговременно, можно сделать еще одну простую вещь: настроить правило автоформатирования: «Все задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, отображать синим цветом».

Подсказка. Меню настройки пользовательского представления, «Автоформат». Создаем новое правило автоформатирования: «Шрифт» – синий. «Условие» – вкладка «Дополнительно», кнопка «Поле», подменю «Все поля задачи», поле «Срок». Для него устанавливаем условие «Срок = В следующие семь дней», нажимаем «Добавить к списку», «ОК» во всех меню. Если все сделано правильно, задача окрасится синим цветом.

Согласитесь, не всякий профессиональный секретарь настолько искушен в тайм-менеджменте, чтобы аккуратно и пунктуально привлекать ваше внимание к задаче за неделю до ее исполнения. Для Outlook это не составляет никакого труда.

Рассмотренная нами ранее технология планирования «День – Неделя» применяется для управления не только личными задачами, но и поручениями, находящимися «на контроле». Для этого создаются категории «0_Контроль близкий» и «0_Контроль дальний». В них помещаются задачи, по которым вам уже не нужно предпринимать активных действий, но о которых вы хотели бы помнить.

Это важный принцип эффективного тайм-менеджмента: ваша работа над задачей не заканчивается с момента ее передачи подчиненному или коллеге. Необходимо оставлять у себя напоминание об этой задаче и обеспечивать активный контроль, а возможно, и регулярное напоминание о ней исполнителю. Для этого категория «Контроль близкий» просматривается раз в день, а категория «Контроль дальний» – раз в неделю. Можно также назвать их «Контроль ежедневный» и «Контроль еженедельный».

Для контроля за задачами можно применить и другой способ. Поручив кому-либо задачу, не удаляйте ее, но ставьте в поле «Тема» какой-нибудь значок (звездочку, плюсик). Настройте автоформатирование так, чтобы эти задачи были написаны бледно-серым шрифтом, а формулировка перечеркнута. Например, как в списке на рис. 8.28.

Обратите внимание: порученные Балаганову задачи «Начать запугивание Корейко телеграммами» и «Обчистить карманы Корейко» написаны серым шрифтом, а потом перечеркнуты (рис. 8.28). Это говорит Остапу Ибрагимовичу о том, что ему самому никаких действий по этим задачам предпринимать уже не нужно, но он оставляет за собой контроль, помнит о них.