Контрольные вопросы
1. Почему программа Outlook является наиболее распространенной для организации управления временем?
2. Какие две разные «сущности» в Outlook помогают осуществить жестко-гибкое планирование?
3. В каком разделе Outlook создаются жесткие встречи?
4. В каком разделе Outlook создаются гибкие задачи?
5. Как используется Outlook для расстановки приоритетов в задачах?
6. Что такое пользовательские представления?
7. Что такое категории в Outlook?
8. В чем преимущество планирования гибких задач в Outlook по сравнению с бумажными носителями?
9. Перечислите пять основных пунктов (кнопок), которые нужно знать для эффективного использования Outlook.
10. Как с помощью Outlook можно организовать командную работу? Приведите пример.
Практические задания
Задание 1.Настройте отображение панели календаря в удобном формате («рабочая неделя»). Настройте панель задач в «Календаре».
Задание 2.Создайте список гибких задач. Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать приоритетные задачи с высокой степенью важности в красный цвет.
Задание 3.Настройте правило автоформатирования, заставляющее MS Outlook раскрашивать неприоритетные задачи в серый цвет.
Задание 4.Настройте правило автоформатирования: «Задачи, до срока исполнения которых осталось меньше недели, выделять синим цветом».
Глоссарий
Встреча (в MS Outlook) – создается в разделе «Календарь», имеет привязку к конкретному жесткому времени исполнения.
Гибкие задачи – задачи, привязанные к контекстам (условиям, обстоятельствам).
Группировка (в MS Outlook) – возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.
Депроблематизация – процесс перевода проблемной ситуации в заданную.
Жесткие задачи – задачи, привязанные к определенному времени.
Задача (в MS Outlook) – создается в разделе «Задачи», имеет привязку к «Сроку исполнения», т. е. к дате, до которой ее необходимо выполнить.
Заданная ситуация – положение вещей, когда ясно, что нужно сделать, и ясно, как это нужно делать.
«Кайрос» – 1) удобный момент; время, подходящее для осуществления конкретного замысла; 2) контекст.
Кароси – смерть от переутомления на рабочем месте.
Категория (в MS Outlook) – смысловая группа, к которой может быть отнесена любая из задач. Позволяет собрать и сгруппировать близкие по смыслу задачи.
Ключевые области – 7±2 основных направлений вашей деятельности. Главные «русла», в которых развивается ваша жизнь.
Контекст – совокупность условий, обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определенного дела, решения конкретной задачи.
Контекстное планирование – планирование, учитывающее не только временные рамки, но и определенные условия и обстоятельства, благоприятные для решения конкретной задачи.
Корпоративный тайм-менеджмент – совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.
Круг влияния – явления, процессы, которые мы можем контролировать.
Круг забот – процессы, явления, оказывающие на нас эмоциональное или интеллектуальное влияние; то, что нас волнует, заботит.