• Места (филиалы, города, отделения и т. п.).
• Субподрядчики, контрагенты.
• Личное развитие.
• Друзья/знакомые.
• Домашние дела.
• Справочная информация (реквизиты, пароли, ссылки).
Часто возникает вопрос: есть ли в Outlook подкатегории? Например, категория «Подчиненные», в ней подкатегории – на каждого подчиненного отдельно. К сожалению, технически подкатегории в Outlook не предусмотрены. Бороться с этим можно двумя способами.
Первый способ – заводить категории со сложным названием: 1_Подчиненные_Петров, 1_Подчиненные_Иванов и т. д. Outlook при группировке по категориям располагает категории в алфавитном порядке, поэтому категории всех ваших подчиненных будут отображены рядом. Этот способ редко когда удобен, слишком уж он утяжеляет систему категорий.
Более эффективен, как правило, второй способ. Заводите одну общую категорию – «Подчиненные», «Клиенты», «Филиалы» и т. п. Внутри категории начинайте название каждой задачи с фамилии подчиненного, названия компании-клиента, имени города, в котором расположен филиал, и т. п. Если в пользовательском представлении настроена сортировка «по полю Тема», внутри категории все задачи будут расположены по алфавиту. Например, список делегированных задач, находящихся на контроле Остапа Бендера, может выглядеть так (рис. 8.20).
При такой системе вы способны держать в одной категории по 40–50 задач, не теряя их обзорности и управляемости. А при наступлении «кайроса» (это может быть, например, звонок подчиненного, поездка в филиал или встреча с клиентом) можно открывать категорию, находить по алфавиту фамилию подчиненного, название филиала или имя клиента и сразу видеть все связанные с ним задачи. Узнаем, как это настроить.
Настройка сортировки пользовательского представления
Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши кликните по серой надписи «Панель задач» на панели задач, выберите пункт «Изменить текущее представление»). В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Сортировка» (рис. 8.21, стрелка 1).
В меню «Сортировка», подменю «Сортировать элементы по полю» выберите
«Важность» (рис. 8.21, стрелка 2), справа отметьте – «по убыванию» (рис. 8.21, стрелка 3). Ниже, в подменю «Затем по полю» выберите «Тема» (рис. 8.21, стрелка 4), «по возрастанию».
Этими действиями вы дали Outlook следующую команду: после того как задачи сгруппированы по категориям, внутри них необходимо сначала отсортировать задачи по убыванию важности, т. е. задачи с параметром «Важность – высокая» отразить в начале списка, затем – задачи с обычной важностью и в самом конце – с низкой. После того как задачи отсортированы по важности, необходимо дополнительно отсортировать их по алфавиту по названиям (официально название задачи называется «Тема»).
Посмотрите, как это выглядит в списке задач Остапа Бендера (рис. 8.22).
Сортировка внутри категории сначала по важности и затем по алфавиту очень удобна с тайм-менеджерской точки зрения. Важные задачи автоматически перемещаются программой MS Outlook в начало списка. Еще классиком западного тайм-менеджмента Стивеном Кови было сформулировано правило: «Первые вещи – вперед». Работу всегда необходимо начинать с главных, ключевых вопросов; все остальное – «по остаточному принципу». Outlook позволяет автоматически, без особых усилий с вашей стороны применить это важнейшее правило на практике.