Группировка – это возможность видеть задачи разбитыми на некоторые смысловые группы, чаще всего на категории.
Можно также группировать задачи по исполнителям, по сроку, но такая возможность используется реже.
Зайдите в меню настройки пользовательского представления. Напомню: для этого кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» на панели задач. В появившемся меню выберите пункт «Изменить текущее представление». В появившемся меню настройки представления выберите пункт «Группировка» (рис. 8.19, стрелка 1).
Появится меню «Группировка». В подменю «Группировать элементы по полю» выберите «Категории» (рис. 8.19, стрелка 2). Обратите внимание на остальные возможности группировки в этом меню: они используются гораздо реже, но не исключено, что когда-нибудь вам пригодятся. В заключение выберите в меню «Развернуть/свернуть группы» (рис. 8.19, стрелка 3) пункт «Как при последнем просмотре».
Здесь имеется в виду следующее: если вы ушли из Календаря и затем вернулись, Outlook может показать вам категории либо свернутыми (закрытыми), либо развернутыми (открытыми), либо такими, как вы их оставили при последнем просмотре (что-то свернуто, что-то развернуто).
Нажмите теперь «ОК» в меню «Группировка» и «ОК» в меню «Настройка представления». Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на две группы – «Нет категорий» и «1_ШЕФ». Теперь можно таким же путем создавать следующие категории, группируя задачи так, как это удобно именно вам.
Выявление личных «кайросов» и создание системы категорий
Один из самых актуальных вопросов в проектах разработки корпоративных стандартов тайм-менеджмента в Outlook – эффективная система категорий.
Распространенная ошибка – завести сразу множество категорий на людей, проекты, направления, региональные филиалы и т. д. В каждой из них окажется от трех до пяти задач, а пользоваться всем этим множеством категорий будет совершенно неудобно.
Рекомендую не придумывать из головы сразу некую единственно верную систему категорий. «Выращивайте» их постепенно, методом ограниченного хаоса. В приложении к категориям этот метод выглядит следующим образом.
1. Как только количество задач превысит 15–20 и они перестанут помещаться на панели задач, делайте первый шаг. Смотрите внимательно на список задач, выделяйте первую категорию, наиболее «самопонятную», очевидную для вас на данный момент. Категория имеет смысл, если в ней сразу окажется не меньше семи или восьми задач.
2. Все задачи, относящиеся к этой категории, храните в ней, всем остальным не присваивайте категории. Они будут видны на панели задач в группе «Нет категорий». Эта группа – то самое «место хаоса», из которого вы постепенно выращиваете систему категорий.
3. Когда в «месте хаоса», т. е. в группе «Нет категорий» количество задач приблизится к 15–20, выделяйте следующую категорию и т. д.
Приведу в пример несколько типичных категорий.
• Подчиненные.
• Вопросы к руководителю (или руководству).
• Клиенты.
• Поставщики.
• Проекты (либо конкретный проект).
• Места (филиалы, города, отделения и т. п.).