1. Если у вас Outlook 2003, выберите в меню «Сервис/Форма» пункт «Опубликовать форму». В версии 2007 на вкладке «Разработчик» выберите кнопку «Опубликовать», затем «Опубликовать форму».
2. В появившемся окне выберите в поле «Папки» пункт «Библиотека личных форм».
3. В поле «Название» введите название формы, обязательно латинскими буквами – например, «client-contact».
4. Нажмите «ОК» (в версии 2007 «Опубликовать») и нажмите «ОК» во всех меню; также закройте окно вашего контакта.
5. Теперь в списке папок кликните правой кнопкой мыши на вашей папке «Клиенты». Выберите в меню пункт «Свойства».
6. На открывшейся вкладке «Общие» найдите пункт «Помещая в эту папку, использовать…» – там указана стандартная форма контакта IPM. contact. Мы заменим ее нашей формой.
Для этого там, где написано IPM.contact, нажмем стрелку, и в выпавшем списке выберем пункт «Формы».
В появившемся окне «Выбор формы» в поле «Папки» выберите «Библиотека личных форм».
В появившемся списке личных форм выберите форму client-contact и нажмите «Открыть». Нажмите «ОК» для закрытия меню свойств папки.
Обратите внимание, в папке «Клиенты» в табличном представлении раньше под заголовками столбцов было написано «Щелчок добавит элемент (Контакт)». Дважды кликнув на этой надписи, вы могли создать стандартный контакт. Теперь там написано «Щелчок добавит элемент (client-contact)». Дважды щелкнув на этой надписи, вы откроете окно создания контакта, в котором кроме стандартных вкладок будет дополнительная – «Информация по взаимодействию с клиентом». Открыв ее, вы можете проставлять в ней значения всех полей так же, как мы раньше делали это в табличном представлении.
Формы можно создавать не только для контактов, но и для задач, встреч, записей дневника и т.д.
Работа с формами удобна, когда пользовательских полей много и они не помещаются в табличном представлении. Кроме того, если за работу по задаче или встрече отвечают несколько человек или подразделений, удобно завести на каждого из них свою вкладку в форме. Например, менеджер по продажам заполняет в контакте клиента вкладку с информацией по презентациям и коммерческим предложениям, бухгалтер – вкладку с информацией по выставленным счетам… При этом для каждого из них можно настроить свои табличные представления папки «Контакты», в которых каждый будет видеть именно те поля, которые его интересуют.
Полезности для руководителя
С помощью пользовательских полей и форм в Outlook вы можете формализовать практически любые процессы. Это дает возможность:
– в малом и среднем бизнесе – построить на Outlook единые интегрированные системы документооборота, взаимоотношений с клиентами и планирования без покупки дополнительных корпоративных информационных систем.
– в крупном бизнесе – формализовать и сделать управляемыми процессы, не охватываемые корпоративными информационными системами (типа ERP и CRM), например личный и командный тайм-менеджмент внутри подразделений, пересылку задач и планирование встреч в работе топ-менеджеров и прочее.
– в работе первых лиц любых организаций – организовать эффективную систему контроля задач и проектов секретарем (или секретариатом) с помощью различных пользовательских полей и представлений. Вы сможете видеть ваши поручения сгруппированными по людям, проектам, срокам, степени готовности и т.п.