В поле «Количество участников» вы можете вписать ожидаемое число гостей, причем Outlook поправит вас, если вы введете некорректные данные, например букву вместо числа. Скопировав все встречи в Excel, вы сможете мгновенно сложить суммы по числовым столбцам и проанализировать количественные аспекты мероприятий: плановое и фактическое число гостей, средние суммы расходов и так далее.
Структурирование задач
Пользовательские поля в разделе «Задачи» стоит применять при работе с большим количеством однотипных дел, имеющих срок исполнения, но не имеющих привязки к жесткому времени дня (например, согласование договора, оформление заказа). Разберем этот вопрос на примере согласования договоров – или любых других документов, на которые нужно получить визы нескольких подразделений.
Сначала настроим в «Задачах» отдельное табличное представление для работы с договорами. Признаком для отбора адач в это представление сделаем их принадлежность к категории «Договоры» – то есть на каждый договор, который необходимо согласовать, заводится отдельная задача, и ей сразу присваивается категория «Договоры» (как присваивать категорию, подробно объяснялось в главе 2). Естественно, можно задать другой принцип отбора, например по слову «Договор» в поле «Тема». Чтобы создать представление «Обзор договоров», нужно сделать следующее.
1. Перейдите в раздел «Задачи».
2. В меню Сервис/Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки возьмите кнопки «Текущее представление» и «Определить представления» и перетащите их на панель инструментов.
3. Закройте все меню.
4. Нажмите кнопку «Определить представления» на панели инструментов.
6. В появившейся таблице нажмите «Создать».
7. Введите название представления – «Обзор договоров», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».
8. В появившемся окне «Настройка представления: Обзор договоров» нажмите кнопку «Отбор».
9. В очередном окне на вкладке «Другие условия» нажмите кнопку «Категории».
10. Из списка категорий выберите категорию «Договоры».
11. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.
Теперь, чтобы отобрать все задачи, относящиеся к договорам, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «Простой список» выберите настроенное нами представление «Обзор договоров». Оно будет выглядеть так:
Как создавать поля разных типов: цифровые, текстовые и «да/нет», мы знаем из предыдущего параграфа «Подготовка мероприятий». В «Задачах» они создаются точно так же.
Предположим, у нас уже есть поля «Бухгалтерия», «Юридический отдел» и «Финансы» – это три службы, от которых необходимо получить визу на договор. Формат всех трех полей – «да/нет», то есть либо виза получена, либо еще нет. Научимся настройке автоматического выделения синим цветом тех договоров, по которым получены все необходимые согласования.
1. Кликните правой кнопкой мыши на сером заголовке «Тема» в нашем новом табличном представлении задач и выберите в контекстном меню пункт «Настройка текущего представления» (в версии 2003 – «Изменить текущее представление»).