• Кого еще вы спрашивали об этом?
• Какие ответы вы уже получили?
• Почему бы вам не придумать удачное решение и не объяснить его мне утром?
Вот сценарий, при котором будет неверно оказывать помощь, каким бы добросердечным человеком вы ни были.
Приближается вечер. Вы работаете над заданием, которое нужно выполнить. В это время на пороге появляется Марианна – ваш копирайтер.
Марианна: Шеф, есть минутка?
Вы: Только если это действительно займет мало времени. Что у вас?
Марианна: Вы предложили мне собрать данные по бюджету городского совета, прежде чем я начну писать этот пресс-релиз. Но мне трудно понять эти цифры.
Вы: Давайте завтра уделим этому пятнадцать минут.
Марианна: Думаю, что это займет больше времени.
Вы: Это будет трудно. Напомню, что бюджетные данные нужны лишь для последнего абзаца пресс-релиза. Поэтому доведите до ума весь текст и сделайте все возможное, чтобы разобраться с этими бюджетными данными вместе с финансовой командой. Тогда на приведение в порядок окончательного варианта наброска нам понадобится всего пятнадцать минут. Понятно?
Если вы – начальник Марианны, а не эксперт в области финансов, она в конце концов поймет, каких коллег ей нужно спрашивать (или чья поддержка ей потребуется) для подготовки к новой встрече с вами.
Иногда задание выглядит простым, но на деле все оказывается иначе. Если через несколько минут вы видите угрозу (становится ясно, что оно займет гораздо больше времени), можете сказать своему подчиненному: «Стефани, прости. Я думал, что будет легче разобраться. Но стало ясно, что на это уйдет довольно много времени. В десять мне нужно сдать мое задание. Ты не могла бы отложить это дело? Честно говоря, сейчас у меня нет времени».
Стефани может расстроиться, но приложит больше усилий, чтобы отыскать факты и сделать продуктивной вашу последующую работу. Она должна искать их сама, потому что это ее проблема.
Научите подчиненных как следует готовиться, чтобы отнимать меньше времени тех сотрудников, чье одобрение им нужно получить. Следующий начальник Стефани может оказаться жестче вас.
Будьте начеку, чтобы пресекать случаи неупорядоченного общения
Многие работники, находясь в окружении своих товарищей по команде, могут неосознанно, по привычке, вести дружеские беседы, чтобы облегчить свой напряженный труд. И кто захочет им отказывать во внимании? Но читайте дальше, и вы увидите, о чем узнала одна команда, заметив свои привычки.
После семинара по тайм-менеджменту, проведенного Алеком Маккензи, один администратор больницы и его первоклассная команда так много узнали о своих привычках, что в течение недели упражнялись в учете времени. Они обнаружили, что ежедневно тратят почти два часа на разговоры «у порога» или в коридорах. Они всегда так хорошо ладили друг с другом, что едва замечали свою привычку прерывать друг друга при возникновении хорошей идеи или вопроса.
Пораженные своим открытием, сотрудники решили заменить полную «открытость» «доступностью». Они не имели в виду сокращение длительности общения – только его неупорядоченности. Каждый из их начал группировать несрочные вопросы и разбираться с ними в течение дня в два приема.