7. Поскольку некоторые из моих задач повторяются спустя несколько месяцев, я веду дневник заданий. Так в следующий раз мне не придется начинать все сначала.
Итоги ________
Глава 18
Дружеское общение и незапланированные посетители
«Эй, есть минутка?»
Вероятно, всю свою жизнь вы слышите этот невинный вопрос по нескольку раз в день. Иногда вы радуетесь ему как поводу с удовольствием отвлечься от того, чем вы сейчас занимаетесь!
Но когда любовь к общению берет верх над здравым смыслом, ваше расписание разваливается.
Конечно, большинство корпораций причисляют способность ладить с людьми к востребованным чертам характера своих сотрудников. И люди прилагают усилия, чтобы быть общительными. Большинству это удается довольно легко, потому что им нравится проводить время со своими товарищами и «быть в теме».
Однако как только вы создаете образец поведения, поощряя людей, которые беспорядочно вас прерывают, вы теряете контроль над своим днем. Сотрудники, ведущие учет времени только в отношении одного аспекта – дружеского общения, бывают чрезвычайно удивлены тем, сколько часов в целом тратится на незапланированных посетителей. Они также замечают, что те, кто спрашивает, нет ли у вас минутки, приходят домой вовремя, а «отзывчивая принимающая сторона» слишком часто обменивается любезностями с вечерней бригадой технического обслуживания.
Две вещи известны совершенно точно.
1. Незапланированные посетители всегда задерживаются больше, чем на минуту. Исследование Алека показало, что обычно такие визиты длятся по десять минут.
2. Каждая минута, отданная прервавшему вас сотруднику, потребует четырех минут на восстановление изначального уровня сосредоточенности. Позволив прервать себя на две минуты, ожидайте, что на возвращение к работе уйдет восемь минут.
Защищайте свое право на сосредоточенность
Чтобы свести снижение скорости к минимуму, попробуйте метод, описанный ниже. Если кто-то прерывает вас посреди выполнения задания, уделите мгновение подготовке к возвращению. Скажите прервавшему вас человеку: «Дай мне секунду, и я выслушаю тебя».
Затем делайте то, что необходимо: закончите предложение, добавьте колонку цифр, завершите телефонный разговор или поставьте метку в своих записях. После этого с улыбкой приветствуйте посетителя.
Барт Денисон, руководитель операций в крупной компании, занимающейся производством программного обеспечения, контролирует дружеское общение так:
Я предпочитаю использовать список заданий в программе Outlook и календарь, чтобы наметить время работы над определенными задачами. Это позволяет окружающим видеть, что я над чем-то тружусь и меня нельзя беспокоить. Это также помогает мне оставаться сосредоточенным на результатах.
Если меня пытаются прерывать, я стараюсь прежде закончить мысль или дописать предложение и коротко наметить следующие шаги, чтобы потом было проще подхватить дело там, где я его бросил.
Незапланированный посетитель – это помеха вашим приоритетам. Давайте рассмотрим типичный пример.
На часах 14:45. Вы готовите презентацию, которую проведете через 15 минут. Коллега-менеджер просовывает голову в дверь и спрашивает: