– цель собрания и повестку дня;

– порядок ведения дискуссии;

– предысторию обсуждаемой проблемы;

– ее предполагаемые результаты;

– возможные решения и условия их принятия или отклонения;

– порядок ведения протокола.

К участию в дискуссии желательно привлекать относительно спокойных сотрудников. При необходимости важно побуждать высказывание противоположных точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя и руководителя совещания.

Ни в коем случае нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов в чей-то адрес, нужно следить за тем, чтобы выступающих не прерывали и не осмеивали их мнения.

Важно направлять участников заседания на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего мнения.

При подведении итогов обсуждения следует обобщать важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим с фразой «Мы сейчас договорились… Все ли согласны с этим?» После этого нужно убедиться в правильности реакции собрания.

В заключение нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача – проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

Большое внимание в западных странах уделяется умелому в психологическом отношении руководству, т. е. общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Обратим внимание на тринадцать «смертных грехов», иными словами, ошибок в общении с сотрудниками, которых менеджеру следует избегать.

1. «Отказ от личной ответственности». Многие менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем разные обстоятельства, и что еще хуже – перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.

2. «Препятствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников». Люди, труд которых недооценивается и которые имеют недостаточную заинтересованность в труде, работают хуже других. В конечном счете именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.

3. «Проверка результатов вместо оказания влияния на мышление». Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может породить у сотрудника определенные чувства и

длинные цепочки мыслей, а это зачастую имеет решающее значение для достижения успеха.

4. «Становиться на неправильные позиции». Кто требует от сотрудников проявления лояльности, должен и сам уметь быть лояльным, поддерживать сотрудников в случае допущения ими просчетов.

5. «Забыть о важности прибы1ли». Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом.

6. «Руководить всеми сотрудниками одинаково». У каждого сотрудника собственная судьба и неповторимая личность. У каждого свое происхождение и образование, свой характер, сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.