Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах

Кроме классификации документов, секретарю необходимо знать форматы основного носителя информации, т. е., бумаги, применяемой в делопроизводстве.

Все виды документов оформляются на бумаге определенного размера (форматов), соответствующего качества (плотности и белизны).

ГОСТ 9327-60 («Бумага потребительская. Форматы») устанавливает три ряда потребительских форматов: А, В, С. Ряд А является основным; ряд В и С – дополнительными.

Ряд А делится на классы, обозначаемые цифрами до 13; отдельные форматы обозначаются буквой ряда и цифрой класса.

Исходным форматом является формат АО, площадь в которого равна 1 м 2 , с габаритными размерами 842 – ґ 1189 мм. Последующие форматы получаются путем деления предшествующего формата на две равные части параллельно меньшей его стороне.

Для оформления деловых документов используются следующие форматы:

Применение стандартных форматов в делопроизводстве обеспечивает экономию бумаги, дает возможность использовать средства механизации и автоматизации при составлении и обработке документов.

Согласно ГОСТу 6.38 – 90 для деловых писем, приказов и других организационно-распорядительных документов предусматриваются поля следующих размеров: левое – 20 мм, верхнее – 10 мм, правое и нижнее – не менее 8 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги; верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При пользовании оборотной стороной листа левое поле должно составлять не менее 8 мм, правое – 20 мм, т. е., наоборот, по сравнению с лицевой стороной.

Научные отчеты, рефераты, курсовые и дипломные работы, диссертации также следует оформлять, соблюдая следующие размеры полей: левое – не менее 30 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее – не менее 15 мм, нижнее – не менее 20 мм. Аналогичные размеры полей должна иметь текстовая часть документов, подготавливаемых для типографского издания.

В соответствии с ГОСТом 6.38 – 90 предусмотрен следующий порядок нумерации страниц для многостраничных документов. Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные – четными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков применения (точки), без указания слова «страница», его сокращенных вариантов «стр.» или «с» и знаков тире (черточек). Для секретарей, использующих программу Microsoft Word, задача намного упрощается, так как в ней предусмотрены опции в соответствии с нормами документоведения.

Площадь документа делится на 3 зоны: служебное поле документа, поле для размещение углового штампа и рабочее поле документа. Служебным полем документа является часть площади формата, предназначенная для полей документа и закрепления его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается в верхнем углу формата или в верхней его части при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади формата составляет рабочее поле документа.