18. Принимая посетителей, секретарь не должен забывать о необходимости соблюдать конфиденциальность. Не оставляйте включенным компьютер с монитором, обращенным к посетителям. Не оставляйте на рабочем столе документы доступными для прочтения, даже если информация, содержащаяся в них, кажется вам несекретной.
Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.
Прием сотрудников своей организации
Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:
1) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;
2) довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;
3) определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
4) сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона.
Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работником. Секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, функции отделов, распределение обязанностей между руководящими сотрудниками. В этом случае он может определить, с кем руководителю следует встретиться самому, а кого для оперативного решения вопроса направить к другому компетентному должностному лицу.
Организуя прием командированных работников и предприятий, секретарь обязан:
1) выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель;
2) отметить командировочное удостоверение;
3) оказать помощь в подборе необходимых материалов;
4) выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей; если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению.
СОВЕТ. Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.
Прием по личным вопросам
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам.
Организуя прием сотрудников своего учреждения по личным вопросам, секретарь обязан:
1) знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно;
2) довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по личным вопросам;
3) определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;
4) сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или местного телефона.
При планировании работы по приему посетителей определяется, как часто будет руководитель проводить прием по личным вопросам, в какие дни и часы. В зависимости от этого секретарь может записать соответствующее количество человек. Так, например, если руководитель проводит прием по личным вопросам один раз в неделю, то на еженедельном приеме будет гораздо меньше человек по сравнению с количеством записавшихся в том случае, если прием осуществляется только один раз в месяц. В прямой зависимости от количества посетителей находится время, отводимое на прием.