– Электронная почта (укажите все варианты, откуда и куда будет отправляться).
– Онлайн-хранилище (url к папке с материалами).
– Корпоративный таскменеджер (Jira/trello и т.п.).
– Мессенджеры (будьте осторожны: это не самое надёжное хранилище).
– Общая рабочая папка (вы сможете смотреть статистику создания текстовых документов в ней).
– Сервисы шеринга и обсуждения дизайн-макетов (после регистрации вы будете получать статистику по загрузке новых макетов каждый день).
– Системы контроля версий (после регистрации вы сможете видеть объём кода, который пишут разработчики).
Если со сроками всё более-менее понятно, то контроль качества следует проработать отдельно. Включите в требования регулярную публикацию новых материалов по проекту на ваших ресурсах. Если разработчики будут трудиться фултайм, то изменения лучше публиковать два раза в день.
Финансовый вопрос
Может возникнуть ситуация, когда подрядчик откажется передавать еще не оплаченный материал. В таком случае осуществляйте 100% предоплату этапов работ, а закрывающие документы подписывайте после приёмки. Выбирая модель разработки, обратите внимание на схему оплаты. Для каскадной разработки подходит Fixed Price, с предварительным утверждением сметы. А для гибких процессов – удобнее использовать Time and Materials с расчетом стоимости спринтов. Среди крупных компаний набирает популярность схема «выкупа команды разработки». Многие агентства и студии даже предлагают перебазировать своих сотрудников в офис заказчика на время проекта. Это дороже, чем удаленная работа с командой, но результат появится быстрее и будет более качественным.
Бумажная усталость
Вы осилили создание всей необходимой документации – поздравляю! Должен получиться примерно такой комплект:
– Рамочный договор.
– Заказ (с требованиями к результатам 1 итерации).
– Приложения к заказу (гайдлайны, исходный материал, и т.п.).
– Календарный план (в случае водопадной разработки).
– Шаблоны закрывающих документов (при необходимости).
Если вы чувствуете, что «перетягивание каната» в документах накаляет обстановку, попробуйте использовать другой способ договориться о результате – вспомните о целях ваших пользователей.
Совместное обсуждение целей пользователей.
Даже на этапе формирования первичных документов эта тема является ключевой как для вас, так и для разработчиков. Обсудите цели пользователей вместе с подрядчиком и опишите требования к функционалу. Совместное решение проблем пользователей позволяет сфокусироваться на результате до старта работ.
Может показаться, что документация недостаточно проработана и в юридическом плане много рисков. Или не обеспечена гибкость процесса – и придётся работать «по водопадной модели». Но всё это не так страшно по сравнению с ситуацией, когда между вами и разработчиками нет понимания и доверия. Ведь управление проектом – это в первую очередь работа с людьми. Перед подписанием договора обязательно пообщайтесь с командой, или человеком, который будет основным контактным лицом подрядчика. Возможно, вам даже не захочется подписывать договор.