С уважением,
Аркадий Иванов
Специалист по обучению…
Перед отправкой ответа обязательно прочитывайте то, что вы написали. Убеждайтесь, что ответили на все заданные вопросы. Проверяйте заполнение поля «Тема» («Subject»). Удостоверьтесь в правильности расстановки адресатов в полях «Кому» («То») и «Копия» («Сс»). И только после этого нажимайте кнопку «Отправить».
Работа с почтой при продолжительном отсутствии на рабочем месте
Признаком хорошего делового тона является информирование обратившегося к вам адресата о том, что в ближайшее время он не сможет получить от вас ответ.
• Пользуйтесь функцией автоответа для того, чтобы сообщить адресату, что вас нет на рабочем месте (Out of Office AutoReply), если эта функция есть в вашем почтовом клиенте.
• Информируйте адресата о том, к кому он может обратиться для решения интересующего его вопроса.
Примеры писем-автоответов:
Добрый день!
Спасибо за Ваше письмо!
К сожалению, в данный момент я не могу Вам ответить, так как нахожусь в командировке с 02.09.11 по 10.09.11.
Если Ваш вопрос очень срочен, мой моб. тел. +7 967 051 02 30.
Вы также можете адресовать Ваш вопрос нашему специалисту Елене Педан: e-mail: e.pedan@training-partner.ru, тел. (495) 228-09-71.
С уважением,
Тамара Воротынцева
Директор по развитию
Бизнес-тренер
Тренинговая компания «Бизнес Партнер»
+7 (495) 545-71-08
Добрый день!
Спасибо за Ваше письмо!
В период с 26.08.2011 по 12.09.2011 я нахожусь в отпуске.
Если предмет Вашего письма относится к вопросам производственного оборудования, пожалуйста, обратитесь
к Владимиру Петрову – тел. 777-77-77, моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: VPetrov@xxxx.com
или к Александру Комову – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, e-mail: AKomov@xxxx.com.
Если Вам необходима информация по административным вопросам, пожалуйста, обратитесь к Анне Сидоровой – тел. 777-77-76, моб. (ххх)ххх хххх, е-mai L: ASidorova@xxxx. соm.
Если Ваш вопрос не терпит отлагательств и может быть решен только при моем непосредственном участии, мой моб. тел. +7 777 777 77 77.
Спасибо.
С уважением,
Иван Иванов
Менеджер инженерной службы…
Искренне надеюсь, что следование этим нехитрым правилам закрепит успех вашего письменного общения с деловыми адресатами!
Вместо заключения
Итак, уважаемый читатель, наш разговор о правилах успешной деловой переписки завершен.
Я абсолютно уверена, что правила, а также методы и приемы, которые мы с вами рассматривали и анализировали на страницах этой книги, способны помочь любому человеку стать профессионалом в искусстве переписки с клиентами, коллегами, деловыми партнерами.
Мне осталось лишь повторить эти правила-советы.
1. Следуйте принципам современной деловой переписки:
• четко формулируйте для себя цель письма и удерживайте ее;
• помните о шести индикаторах делового имиджа;
• формируйте лояльность адресата.
2. Пишите предельно ясно:
• структурируйте письмо (оформляйте «смысловой треугольник»);
• выдерживайте объем письма, обеспечивая комфортность восприятия;
• подавайте информацию в логике, предельно понятной адресату (принцип 5 х 5);
• используйте графические средства систематизации и выразительности текста: абзацы, заголовки, нумерацию;