2. Помещайте свое письмо-ответ над письмом-вопросом, а не под ним.
3. Старайтесь не помещать свои ответы и комментарии в тело письма вашего адресата. Этот способ приемлем исключительно в ситуации, когда ваш ответ является последней и окончательной репликой в диалоге. Отвечая таким образом на вопросы адресата, вы негласно транслируете: «Таковы мои ответы. Дальнейшего обсуждения не предполагается». Действительно, вести диалог в таком формате становится проблематично: ответы участников нагромождаются друг на друга. Кроме того, при пересылке велик риск и часты ситуации нарушения кодировок текста. Это приводит к тому, что становится затруднительно понимать авторство фраз и персональную принадлежность реплик участников диалога. Переписка в таком формате превращается в мучение, затратное по времени и неудобоваримое по форме. Поэтому старайтесь прибегать к такому формату ответов в исключительных случаях (когда вопросов много и они предполагают простые и однозначные ответы, без дальнейшего обсуждения). При такой форме ответа обязательно используйте предварительный комментарий: «Отвечаю на Ваши вопросы в теле Вашего письма». Это хороший деловой тон и признак уважительного отношения к адресату.
4. При ответе на вопрос сделайте своей привычкой обращать внимание на список адресатов. Если в поле «Кому» («То») кроме вас указаны другие получатели, пользуйтесь кнопкой «Ответить всем» («Reply All»).
5. Если в процессе переписки вы добавляете в список получателей дополнительного адресата, нелишним будет уведомить об этом прежний состав получателей.
Сделать это можно двумя способами. Иллюстрации каждого из способов вы найдете в переписке ниже.
…..Original Message…..
From: Tamara Vorotyntseva
Sent: Tuesday, April 05, 2011 5:34 PM
To: Olga Petrova
Cc: Arkadiy Ivanov
Subject: Тренинг деловой переписки. Даты
Ольга, добрый день!
Спасибо за точную информацию по датам обучения сотрудников Вашей компании.
Итак:
Даты в мае: 17,18. Тренинг деловой переписки продвинутого уровня для отдела по работе с клиентами. Здесь все понятно. Спасибо!
Вопрос по ближайшему тренингу: базовый тренинг деловой переписки (для отдела техподдержки) – 19–20 апреля.
С кем мне следует взаимодействовать по организационным и содержательным вопросам?
С уважением,
Тамара Воротынцева
Бизнес-тренер…
–Original Message–
From: Olga Petrova
Sent: Tuesday, April 05, 2011 5:37 PM
To: Tamara Vorotyntseva
Cc: Arkadiy Ivanov; Anna Sidorova
Subject: RE: Тренинг деловой переписки. Даты Добрый день, Тамара!
За координацию участников и подготовку материалов в отделе техподдержки будет отвечать его руководитель Анна Сидорова. Я добавляю ее в копию получателей этого письма.
С уважением,
Ольга Петрова
Руководитель службы…
From: Arkadiy Ivanov
Sent: Tuesday, April 05, 2011 5:57 PM
To: Olga Petrova; Tamara Vorotyntseva
Cc: Anna Sidorova; Inna Popova
Subject: RE: Тренинг деловой переписки. Даты
+ Inna Popova
Коллеги, добрый день!
Насколько мне стало известно, у этих же сотрудников Анны в эти дни стоит другой тренинг в плане («Телефонные переговоры»).
Могу я попросить тайм-аут до завтра, чтобы окончательно прояснить ситуацию? Возможно, получится поменять эту группу местами с группой по работе с клиентами (запланированой на 17–18 мая)?