Важным документом является запись коммерческих переговоров, беседы. В записях допустимо отмечать не только сказанное, но и реплики, жесты, обмен мнениями.
Рассадка в автомобиле
Правила рассадки в автомобиле встречающей и гостевой стороны определяются статусом представителей обеих сторон. Наряду со встречей и приветствием прибывшей делегации, протокольной рассадке в автомобиле уделяется особое место не только в связи с безопасностью, но и почетностью занимаемых мест.
Известно, что в былые времена гости не занимали место рядом с кучером. И по современным правилам официального протокола место рядом с водителем не занимается ни первым, ни вторым лицом.
Случаем, в котором допустимо отступление от принятых правил, может стать ситуация, когда хозяин сам находится за рулем или предлагает поездку в частном, а не служебном автомобиле. Если гость присутствует вместе с дамой, женщина садится сзади, а гость рядом с хозяином.
При посадке в автомобиль на заднем сиденье наиболее почетный гость занимает правое место по ходу движения, в случае встречи гостя справа садится гость, слева – принимающая сторона.
Важно, чтобы при встрече ранг и должность глав принимающей и прибывающей делегаций соответствовали друг другу. На встречу руководителя делегации с супругой глава встречающей делегации приезжает также с супругой.
Если одной из двоих, садящихся сзади, является женщина, она занимает место справа независимо от статуса, это может быть и жена гостя, и его референт, помощник, секретарь. В этом случае сам гость располагается слева, а хозяин с сопровождающей дамой садятся в следующую машину.
В автомобилях с расположением мест друг напротив друга почетным местом считается место на заднем сиденье справа по ходу движения. Второе по значимости место располагается слева по ходу движения. Третье и четвертое места расположены справа и слева спиной по ходу движения.
Подача транспорта осуществляется, чтобы правая дверца была обращена к тротуару. Первым садится и выходит пассажир, занимающий самое почетное место. В случае, когда машину можно подать лишь с левой стороны, почетный гость садится через левую дверцу, затем садится хозяин.Для посадки и высадки гостей следует открыть им дверцу машины, а затем закрыть за ними. Подобная обязанность является протокольной для встречающей делегации. В зависимости от состава встречающей делегации функцию может выполнить водитель, секретарь, сопровождающее лицо, переводчик.
Прощание
Очень часто при общении с человеком запоминается именно последняя сказанная фраза. Именно это свойство человеческого восприятия активно использовал небезызвестный разведчик Штирлиц.
Этикет прощания поможет удалиться, не испортив впечатления, назначить следующую встречу, сохранить о себе представление как о вежливом и деловом партнере.
Расставание надолго или на короткий срок сопровождается соответствующими словами прощания. Для лиц старшего возраста, должностного положения и малознакомых людей применимы более официальные формулы: «До свидания», «Всего доброго», «До встречи». Для коллег, сослуживцев, давних партнеров, с кем вы общаетесь на «ты», допустимы более простые: «До завтра», в некоторых случаях – «Пока».