Составляющими делового протокола и этикета являются деловая переписка, подготовка встреч и переговоров, организация деловых и светских приемов, телефонные переговоры, общение с зарубежными партнерами.

Правила делового общения отражают тонкости официального и неофициального офисного гостеприимства, определяют правила проведения различных официальных мероприятий. Особое место отводится протокольным мероприятиям: подписанию документов, встречам делегаций, организации переговоров.

Внимание следует уделить месту проведения деловых мероприятий, внешнему виду участников, составу делегаций, вручению сувениров, проведению торжественных церемоний, презентации, бизнес-ланчу, встрече с прессой.

Наиболее важным знание норм этикета и протокола является для секретаря и личного помощника руководителя. Однако предпринимателям, осуществляющим деятельность на высоком уровне, следует также овладеть протокольными правилами и нормами.

Встреча

В связи с тем, что протокол регламентирует порядок проведения мероприятий на высшем уровне, правила протокола особенно важны при проведении встреч и переговоров соответствующего ранга.

Основной частью большинства официальных визитов являются переговоры. Принимающей стороне следует заранее продумать и подготовить все необходимое для переговоров в соответствии с принятыми правилами и сделать пребывание гостей максимально комфортным.

Знание основ делового протокола помогает легко решать вопросы и коммерческого, и организационного характера.

От лица фирмы на переговорах может выступать вице-президент, заместитель генерального директора, руководитель проекта, директор филиала. При обсуждении контрактных обязательств и текущих вопросов переговоры часто ведет эксперт или ведущий специалист.

Официальные переговоры высокопоставленных лиц и глав компаний часто сопровождаются участием сотрудников протокольной службы, они встречают гостей у входа в зал и рассаживают согласно рангу. Участники переговоров от принимающей стороны ожидают гостей в комнате или зале для переговоров.

В случае переговоров двух лиц их следует расположить друг напротив друга. На международных переговорах слева от каждого из участников находится переводчик. Иногда переводчик садится немного сзади. Протокольная обязанность принимающей стороны – предоставление переводчика, если только другая сторона не предпочитает воспользоваться услугами собственного.

На переговорах международного уровня на столах располагают флажки стран-участников.

Опаздывать на переговоры, встречу, беседу, организованный прием не полагается, приход заранее также нежелателен: принимающая сторона должна подготовиться к встрече.

Обе стороны должны быть заранее уведомлены о повестке дня и продолжительности предстоящих переговоров.

Во время международной встречи необходимо принимать во внимание национальные и культурные особенности сторон.

Расписание визита включает официальную часть переговоров и прием, организуемый принимающей стороной, который определяется важностью переговоров, уровнем гостей.

Согласно правилам делового этикета, в случае, если иностранная сторона изъявляет желание сделать перерыв, например для обсуждения своей позиции, протокольная обязанность принимающей стороны – предоставить гостям помещение и возможность для конфиденциального разговора.