С помощью структурированных задач в разделе «Задачи» можно управлять такими, например, процессами:

▪ согласование договора – визы заинтересованных служб, сумма, дата;

▪ оформление заказа – кто принял, каковы параметры заказа, какие стадии заказ должен пройти;

▪ подготовка документа – какие подразделения должны прислать информацию, каковы дальнейшие стадии работы над документом после сбора первичной информации и т. п.

Пользовательские поля в разделе «Контакты» удобно применять для структурирования взаимодействия с человеком или организацией. Например:

▪ взаимодействие с клиентом – выслано предложение, согласован договор, выставлен счет;

▪ работа со значимыми людьми – поздравление с праздниками, области их интересов;

▪ управление поставщиками, субподрядчиками – оформление всех значимых параметров взаимодействия.

Вспомните те процессы, которые актуальны для вас. Начните со структурирования какого-нибудь одного, наиболее значимого и при этом хорошо формализуемого. Мы разберем структурирование процессов на трех простых примерах – в «Календаре», «Задачах» и «Контактах».

Пользовательские поля в разделе «Календарь» удобно использовать для подготовки мероприятий – тренингов, семинаров, выставок, командировок… Все эти мероприятия, как правило, планируются как встречи, поэтому в том же разделе удобно структурировать процесс их подготовки.

Сначала необходимо настроить отдельное табличное представление для подготовки встреч. То, которое включено в «Календаре» по умолчанию, называется «День/неделя/месяц» и выглядит как разворот еженедельника. Для планирования встреч им пользоваться удобно, но для их подготовки мы будем переключаться в табличный вид, где все встречи показаны простым списком, а стадии подготовки отмечаются в столбцах напротив каждой встречи.

Чтобы настроить табличное представление, нужно знать, по какому признаку Outlook отберет в него интересующие вас сейчас встречи. Например, по синей метке «жесткое планирование» или по слову «тренинг» в поле «Тема». Будем считать, что ваши мероприятия, требующие подготовки, относятся к какому-то определенному типу (тренинг, командировка, выставка) и это слово обязательно присутствует в названии встречи. Разберем настройки на примере подготовки презентации.

^{>1. Перейдите в раздел «Календарь».}

^{>2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид». На ней выберите Изменить представление / Управление представлениями.}

^{>3. В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать».}

^{>(В версии 2007 действия по п. 1–3 несколько отличаются: в меню Сервис / Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки появившегося меню «Настройка» перетащите на панель инструментов кнопки «Текущее представление» и «Определить представления». Закройте все меню и нажмите появившуюся кнопку «Определить представления», а затем в появившейся таблице кнопку «Создать».)}

^{>4. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».}

^{>5. В появившемся меню нажмите кнопку «Отбор».}