___ Я соблюдаю баланс в отношении работы, семьи, друзей и социальной жизни.
___ Я подтверждаю встречи и собрания за час или два.
___ На встречи я прибываю заранее.
Чем выше общая сумма баллов, тем активнее вам необходимо совершенствовать свои организаторские способности и навыки расстановки приоритетов.
Рекомендации Дейла Карнеги относительно составления графиков
• Отводите на каждый вид деятельности дополнительные 25 % времени.
Например, если у вас назначена двухчасовая встреча на десять утра, запланируйте в ежедневнике время с 09:45 до 12:15. В этом случае ваши планы не сорвутся из-за задержек или помех.
• Каждый вечер пересматривайте приоритеты и график на следующий день.
Это позволит вам с самого утра без промедления приступать к работе и лучше отдыхать по вечерам. Самое подходящее время воспользоваться методом организации «прошлое-настоящее-будущее».
• Подтверждайте встречу за час или два.
В случае каких-либо изменений у вас будет достаточно времени, чтобы откорректировать свои планы. К тому же это проявление вежливости по отношению к другим участникам встречи и доказательство вашей организованности.
• Составляйте графики с использованием временных блоков.
Временные блоки обеспечивают непрерывную работу над тем или иным заданием. Они требуют самодисциплины и взаимодействия с остальными коллегами. Приступая к работе, исключите все отвлекающие факторы. По возможности отключите телефоны, электронную почту и интернет.
Советы по организации рабочих проектов и заданий
• Не бросайте вещи где попало.
Иногда в суете мы забрасываем какие-то вещи подальше в ящик, перекладываем не в ту стопку или вообще забываем в другой комнате. Следствием этого являются нерациональные потери времени, в течение которого мы пытаемся отыскать предметы, находящиеся не на своем месте, и работать среди всего этого беспорядка.
• Выделяйте несколько минут в день на то, чтобы навести порядок.
В этом случае вам не придется тратить много времени на генеральную уборку. Мусор отправляется либо в специально отведенное место, либо в мусорную корзину.
• С утра первым делом приступайте к самому главному занятию.
Не начинайте ничего другого, пока не закончите самое важное дело. Благодаря этому на вас не будет целый день давить груз незавершенных заданий. Попросите коллег или членов семьи помочь вам в этом и не отвлекать.
• Старайтесь по возможности отказаться от многозадачности.
Результаты исследований показали, что многозадачность менее эффективна и усложняет работу, что, в свою очередь, усиливает стресс и повышает вероятность ошибок.
• Оставьте на столе лишь те материалы, которые имеют непосредственное отношение к текущему проекту.
Порой для того, чтобы очистить разум и сосредоточиться, нам необходимо освободить пространство в поле зрения и устранить все отвлекающие факторы. Даже если вы ограничитесь перекладыванием папок со стола на полку, вы все равно получаете чистый рабочий стол и свободное пространство.
Советы по организации жизни
• Используйте средства для сбора информации.
К таковым относятся ежедневник или PDA, куда вы можете заносить идеи, данные или напоминания. Нет нужды полагаться только на память, чтобы отслеживать все события и пункты плана. Записав информацию, вы можете жить спокойно: теперь она уже не забудется.