Нормы расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов утверждены Постановлением Правительства РФ № 92 от 08.02.2002 г. и распространяются только на организации. Специально для индивидуальных предпринимателей подобные нормы не установлены, но финансисты считают применимыми к ним и нормы для организаций, поэтому лучше их учитывать, чтобы не терять потом свои деньги и время, доказывая правоту в судах. При компенсации не могут быть учтены в составе расходов дополнительные затраты – при установлении законодательством норм уже учитывались расходы, возникающие в процессе эксплуатации (износ, ГСМ, техническое обслуживание, ремонт).

Необходимо учитывать следующие особенности: выплаты работникам производятся только тогда, когда они по роду деятельности связаны с постоянными служебными разъездами, т. е. поездки по служебным заданиям входят в их должностные обязанности. Кроме того, компенсация выплачивается один раз в месяц и не зависит от количества календарных дней в нем, однако корректируется с учетом числа фактически отработанных дней в случае отсутствия работника. За то время, когда личный автомобиль в служебных целях не эксплуатировался, компенсация не выплачивается. Для оформления компенсаций понадобится приказ руководителя с указанием в нем размеров компенсации, а от работников потребуются копия технического паспорта автомобиля, личное заявление и путевые листы.

Для налогоплательщиков, применяющих УСН, разрешено учесть следующие виды командировочных[34] расходов:

• проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы – в размере фактических затрат, подтвержденных документально;

• наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами), – в сумме фактических расходов;

• суточные или полевое довольствие – в установленных коллективным договором или внутренними нормативными актами размерах;

• оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

• консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Поскольку расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты на основании п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ, то затраты на командировки должны быть возмещены подотчетному лицу, и лишь после этого их можно учесть в расчете налоговой базы.

Плата государственному или частному нотариусу за нотариальное оформление документов. Такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке. Для сделок с обязательной нотариальной формой ст. 333.24 Налогового кодекса РФ установлены госпошлины, а для прочих сделок тарифы нормируются ст. 22.1 Основ законодательства РФ о нотариате.