Существуют значительные различия между устным и письменным стилями общения. Письменному общению недостает межличностного аспекта или незамедлительности, но оно имеет веское преимущество перед устным – долговечность. Письменные документы можно запомнить, изучить, сделать дубликат и сохранить на будущее. Это означает, что они способны передавать более детализированную информацию. Поскольку письменное общение предлагает все перечисленные преимущества, оно предъявляет иные требования к автору: в письменном общении необходима особая точность.

Ваш профессиональный имидж зависит от многих факторов, и не в последнюю очередь от того, как вы оформляете письменные сообщения. Зачеркивания, стертые места в тексте, типографские ошибки и прочие небрежности портят впечатление от документа так же, как неуклюжие манеры отвлекают от устной речи. Кроме того, необходимо неукоснительное соблюдение грамматических правил – орфографические, пунктуационные ошибки и неграмотное изложение свидетельствуют о необразованности автора. Это, конечно же, не тот имидж, который вы хотите иметь. Возможно, вы ожидаете, что секретарь или конторский служащий заметят и исправят ваши недочеты, и во многих случаях так и происходит. Однако когда вы ставите подпись или иным способом одобряете документ, то именно вы являетесь единственным, кто несет ответственность за любые ошибки в нем. Важно развить у себя привычку читать окончательный вариант, прежде чем вы подпишете его.

С 1 июля 2003 г. в России введен в действие стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст. Согласно этому стандарту, организационно-распорядительные документы, фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов управления и предприятий, организаций и их объединений, независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности, должны соответствовать единым нормативным требованиям. Речь идет о таких документах, как постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.

Ведя деловую переписку внутри России, вы должны придерживаться требований этого стандарта и правил грамматики русского языка.

Деловые письма зарубежным партнерам составляются по иным, чем в России, правилам. Есть международные стандарты на основные коммерческие документы, в том числе и на деловые письма, однако при написании деловых писем допускаются некоторые вольности, например в расположении частей заголовка. Основной состав реквизитов достаточно устоялся, и это понятно: без обязательных реквизитов нельзя обеспечить юридическую силу документа.

«Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации