Если в деятельности компании активно используются информационные технологии, могут быть чрезвычайно полезны готовые текстовые блоки и формы в соответствующих программах. Например, в MS Outlook можно настраивать пользовательские формы представления задач, включая в них необходимые для этого поля. Такая форма, появляясь перед менеджером при постановке задачи для подчиненного, сама «напомнит», какие ее значимые параметры необходимо указать.
Одно из направлений работы в проекте внедрения тайм-менеджмента – формализация процесса согласования договоров. Для управления процессом была разработана форма задачи, определяющая основные параметры отслеживаемого договора (рис. 7.1, 7.2). Форма создана без программирования, на базе «штатных» возможностей MS Outlook, и содержит две вкладки: «Контроль» (для руководителя, ставящего задачу) и «Исполнение» (для сотрудника, ответственного за подписание договора).
Руководитель задает на вкладке «Контроль» основные параметры договора, после чего отправляет задачу исполнителю с помощью функции «Назначить». Сотрудник, получивший задачу, на вкладке «Исполнение» видит весь порядок своих действий и отмечает их осуществление.
Все изменения, вносимые исполнителем в задачу, отображаются в «материнской» задаче у руководителя. Кроме того, у него настроено специальное табличное пользовательское представление, дающее обзор всех договоров.
В этом представлении руководитель может изменять их приоритетность в зависимости от текущей ситуации, контролировать сроки согласования, видеть статус договора – его согласованность с различными департаментами. Средства автоматического форматирования позволили настроить простую сигнальную систему, выделяющую договоры разными цветами и шрифтами в зависимости от близости планового срока их согласования к сегодняшнему дню. Эта простая обзорная матрица сделала процесс согласования договоров более «прозрачным» и управляемым, позволила более жестко ставить и отслеживать целевые ориентиры по срокам прохождения каждого договора.
А. Селютин, зам. директора Департамента информатизации ОАО РАО «ЕЭС России»
Завершая тему корпоративных стандартов, стоит заметить, что, как говорили древние римляне, наилучший закон – это всего лишь фиксация устоявшегося обычая. Наилучший стандарт во многих случаях – формализация приемов, которые люди нашли и ввели в обиход сами. Именно такие стандарты бывают наиболее работоспособны, просты и эффективны.
7.5. Направления дальнейших исследований
Теме внедрения корпоративного тайм-менеджмента всего несколько лет. Впервые она заявлена в монографии Г. Архангельского «Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы»[54], первое издание которой вышло в 2003 г. Поскольку это направление тайм-менеджмента появилось совсем недавно, оно, естественно, дает исследователю массу интересных возможностей.
Одно из ключевых направлений корпоративного тайм-менеджмента – оценка его экономической эффективности в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), его экономия напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа работы этого специалиста для клиента.