Это позволяет, например, посмотреть все письма от одного человека, разложенные по физическим папкам разных проектов и направлений. Или, наоборот, собрать все письма по какому-либо проекту из физических папок, связанных с различными людьми или компаниями.
Чтобы создать папку поиска, нужно проделать следующее.
1. Найдите в списке папок Outlook пункт «Папки поиска».
2. Кликните на нем правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку поиска».
3. В появившемся окне выберите «Создание настраиваемой папки поиска» и нажмите кнопку «Выбрать».
4. В появившемся окне «Настройка папки поиска» введите в поле «Имя» ее название и нажмите «Условия»
5. В появившемся окне задайте параметры писем, которые вы хотите видеть в своей папке. Например, если вы собираете все письма от определенного человека, нажмите кнопку «От» и выберите нужный адрес электронной почты. Если собираете все письма по проекту – впишите кодовое слово проекта в графу «Искать текст в поле «Тема» (естественно, чтобы пользоваться такой возможностью, вы и ваши адресаты должны всегда использовать определенное название проекта в темах относящихся к проекту писем).
Автоматическое форматирование сообщений
Чтобы лучше ориентироваться в приходящих сообщениях, бывает полезно настроить их автоматическую раскраску в определенный цвет. Например, письма от руководителя выделять синим, письма по определенному приоритетному проекту – красным, и т.п.
Для этого нужно задать правила автоформатирования писем. Это делается так же, как автоформатирование задач (подробно описанное в главе 2). Вы задаете Outlook шрифт для форматирования сообщений и условия, позволяющие понять, что именно нужно так отформатировать. Попробуем настроить Outlook так, чтобы письма от руководителя выделялись строгим синим цветом (или от любимого человека – красивым зеленым).
1. В папке «Входящие» кликните правой кнопкой мыши на сером поле «Тема» над письмами и выберите в контекстном меню пункт «Настройка текущего представления» (в Outlook 2003 «Изменить текущее представление»).
2. В появившемся окне нажмите кнопку «Автоформат».
3. Появляется окно «Автоматическое форматирование». Нажмите «Добавить», назовите добавленное правило «Письма от руководителя – синим». Затем нажмите кнопку «Условие».
4. В появившемся окне «Отбор» нажмите «От».
5. В появившемся окне «Выбор имен» выберите или введите адрес руководителя и нажмите «ОК».
6. Нажмите «ОК» в окне «Отбор». Произойдет возврат в окно автоматического форматирования. Нажмите «Шрифт».
7. Выберите синий полужирный.
8. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню. Письма от руководителя выделятся синим цветом.
Аналогично можно настроить выделение цветом писем, относящихся к какому-либо проекту. Для этого вам необходимо условиться с коллегами, что темы относящихся к проекту писем начинаются со строго определенного слова – краткого названия проекта. Например: «Альфа-лизинг: вопросы к переговорам в пятницу».
Чтобы раскрасить все такого рода письма, в условиях автоформатирования мы зададим «Искать текст «Альфа-лизинг:» в поле Тема».