Курьер должен обладать следующими качествами:
• понимать требования потока создания ценности;
• уметь эффективно общаться;
• понимать концепцию бережливого офиса;
• понимать важность соблюдения тактов и питчей;
• профессионально и результативно работать;
• предлагать идеи по оптимизации своего маршрута.
Курьеры играют важную роль в системе упреждающего решения проблем в бережливом офисе. Они должны постоянно наблюдать за производственным процессом и быть в курсе требований потребителей. Курьеры являются тем уникальным звеном, которое может предотвратить мелкие проблемы еще до того, как они станут крупными и негативно отразятся на потребителе. Команда по созданию бережливого офиса должна определить объем работы, которую будет распределять курьер, и создать подходящий механизм для того, чтобы перемещать работу, когда это необходимо.
Как и в случае с остальными инструментами бережливого производства, необходимо творчески применять эти рекомендации на практике. Скорее всего, из практических соображений на должность курьера не стоит нанимать отдельного работника, пусть даже вам кажется, что именно этот человек – идеальный курьер. Подумайте всей командой, как распределить обязанности так, чтобы все по очереди выполняли функцию курьера. Рассмотрите также возможность того, что при необходимости обязанности курьера придется выполнять помощнику менеджера или старшему специалисту.
5. Создайте ящик хейдзунка
Ящик хейдзунка выполняет функцию почтового ящика в потоке создания ценности, а курьер играет роль почтальона. Существует много способов создать подобную почтовую систему. Это должно быть простое приспособление: стойка или стенд на виду у всех, где обозначено время выемки.
Ящик хейдзунка может быть сделан в виде полки-карусели для папок.
Независимо от того, каким именно вы сделали свой ящик хейдзунка, убедитесь в том, что он сможет справиться с вариацией загрузки. Как только сотрудники попробуют хотя бы раз поработать с этим ящиком, они, скорее всего, начнут складывать туда все больше работы.
6. Составьте схему стандартной работы и повесьте ее на ящик хейдзунка
Папки процессов (канбаны) следует ставить в отсеки, соответствующие тому питчу, через который единица работы должна быть передана следующему процессу. В ящике хейдзунка канбаны/папки повернуты либо в активное, либо в неактивное положение (см. главу 8).
7. Наполните ящик хейдзунка
Поставьте папки процессов в соответствующие отсеки на полке-карусели. Затем следуйте указаниям на лицевой стороне папки.
8. Приведите систему в исполнение и корректируйте ее работу по необходимости
Выравнивание возникает, если есть непрерывный поток. С этого момента можно говорить о реальных улучшениях.
Карта будущего состояния потока создания ценности
По ходу дела корректируйте карту будущего состояния потока создания ценности. Если на данной схеме отсутствует обозначение для того или иного процесса или вида деятельности, проявите фантазию и добавьте необходимые значки.
Хейдзунка, или выравнивание, – главнейший инструмент в структуре бережливого офиса, благодаря которому ваша команда сможет удовлетворить потребительский спрос, максимально эффективно используя имеющиеся ресурсы. Хейдзунка – это сердце бережливого офиса. Непрерывное совершенствование должно стать целью персонала, занятого доставкой заказов на выполнение работы к соответствующим процессам (курьеров), наполнением ящиков хейдзунка заданиями (лидера команды или старшего специалиста) или же выполнением работы, которая хранится в папках процессов (у сотрудников, непосредственно участвующих в создании ценности). Через хейдзунка связаны все участники потока создания ценности. Создайте карту будущего состояния потока создания ценности, и она будет служить указателем, который приведет вас к бережливому офису.