а) Индивидуальные занятия с учетом квалификации
Индивидуальные занятия рекомендуется проводить в следующих ситуациях:
• когда мало кто из работников хорошо разбирается в процессе;
• когда результат процесса не соответствует ожиданиям потребителей;
• когда процесс имеет настолько большое значение для бизнеса, что недопустимы никакие ошибки.
На индивидуальных обучающих занятиях, как правило, проводится оценка навыков работника, который должен выполнить процесс в присутствии ответственного за процесс / менеджера / старшего сотрудника. Результаты оценки должны быть зафиксированы в личном деле работника.
б) Коллективные занятия
Этот вид занятий проводит сотрудник, ответственный за процесс. На них приглашаются несколько работников или небольшая группа. Если все хорошо разбираются в процессе, кратко обсудите изменения на одном из утренних совещаний. Не забудьте попросить присутствовавших расписаться. Внесите информацию о проведенном занятии во все необходимые документы.
По окончании обучения занесите соответствующую информацию в основной список процессов.
Все рассмотренные ниже документы хранятся в системной папке. Для каждой ячейки/производства должна быть создана отдельная системная папка.
Внешняя сторона системной папки
На внешней стороне папки следует указывать ее приоритет и статус.
Отметка о приоритете, проставленная на лицевой обложке папки, указывает на значимость ее содержимого: «Критично», «Некритично», «Выполнятся периодически».
II. Создайте папку процесса, т. е. канбан работы
Теперь пришло время организовать всю информацию, собранную на первом этапе, в отдельные папки: для каждого процесса нужно создать свою папку. Эти папки называют папками процессов, канбан работы или просто – канбан. В каждой будут храниться следующие документы:
• журнал учета времени создания ценности;
• схема процесса;
• документы, необходимые процессу.
Папки процессов должны находиться рядом с тем местом, где будет выполняться работа (т. е. в месте использования). В них хранятся документы, необходимые для того, чтобы работники последовательно выполняли все операции и соблюдали правила, установленные ответственным за процесс. Информация, хранящаяся в папках процессов, поможет добиться единообразия, устранить потери и тем самым существенно увеличить производительность и обеспечить предсказуемый результат.
Если одну и ту же работу выполняет несколько групп сотрудников, создайте для каждой из них отдельную папку. Ответственный за процесс должен обновлять содержимое каждой папки и документировать изменения, которые вносятся в процесс для его совершенствования.
В папках процессов хранятся все знания, касающиеся каждого процесса. Они отражают то, какая работа фактически требуется клиентам. Для каждого процесса, перечисленного в основном списке, следует создать свою папку. Папка процесса:
• содержит детальную информацию обо всех операциях, необходимых для завершения соответствующего процесса;
• служит визуальным инструментом обеспечения системности в работе;
• помогает обеспечить предсказуемый результат;