• Готовьтесь к совещанию вечером предыдущего дня или утром до его начала.
• Передавайте обязанности по приему телефонных звонков, ранних посетителей, больных и т. п. сотрудникам по очереди, чтобы у каждого была возможность посещать утренние совещания. При этом не должно возникать никаких задержек и перерывов в обслуживании клиентов.
• Начинайте планерку с позитивной информации: например, сообщите о выполнении того или иного показателя накануне, о визите клиента или похвалы в адрес сотрудника, преуспевшего в построении бережливого офиса.
• Не допускайте прерывания совещаний.
• Старайтесь сконцентрировать внимание сотрудников на работе, запланированной на текущий день, чтобы они не думали о том, что произошло вечером предыдущего дня или утром по дороге в офис.
• Обсудите контрольные показатели и основные тенденции.
Короткие совещания имеют огромное значение для повышения мотивации сотрудников, а также признания их достижений и результатов работы. Они становятся особенно важными, когда система бережливого офиса начинает функционировать.
Преимущества утренних планерок:
• позволяют задать вектор работы команды в начале рабочего дня;
• позволяют обсудить имеющиеся вопросы в начале дня и предотвратить проблемы с коммуникацией в течение дня;
• позволяют сообщить всем новости компании;
• позволяют обсудить контрольные показатели;
• позволяют быстро обучать сотрудников (например, новым операциям и т. д.).
7. Кайдзен-мероприятия
Вся работа по созданию бережливого офиса должна быть организована в последовательные цепочки: планируй – делай – проверяй – воздействуй (PDCA). Цикл PDCA применяется для совершенствования всех процессов и решения возникающих проблем в течение многих лет. Кайдзен-мероприятие предполагает планирование, обучение персонала и реализацию цикла PDCA по мере внедрения инструментов бережливого производства.
Японское слово Kaizen можно перевести следующим образом: Kai – «отдели», zen – «улучши». Кайдзен – значит непрерывное совершенствование.
В проведении кайдзен-мероприятия выделяют три фазы:
I. Фаза планирования
1. Составьте карты текущего и будущего состояния потока создания ценности или процесса. Используйте их в качестве индикатора для выявления существующих проблем или зон, в которых можно устранить потери.
2. Соберите основную команду кайдзен. В нее должны войти специалисты различного профиля. Также в команду рекомендуется включить сотрудника из другого отдела или потока создания ценности, чтобы он помог остальным по-новому взглянуть на проблемы. Кроме того, в команду желательно включить сотрудника из ИТ-отдела, поскольку сегодня все чаще и чаще используются новые технологии.
3. Составьте устав команды кайдзен. Назначьте лидера проекта. Повесьте устав в общедоступном месте.
4. Согласуйте устав команды с руководством. Попросите его об участии в разработке устава и внесите необходимые изменения.
5. Сообщите всем сотрудникам (на организационном совещании), кто именно будет задействован в мероприятии кайдзен задолго до его начала. Убедитесь, что каждый понимает, как планируемое мероприятие может отразиться на его работе и каких результатов от него могут ожидать.