а) Определить целевую зону.
б) Выделить конкретные задачи и участки, на которых они должны выполняться. Составить список.
в) Определить исполнителя для каждой из задач. Внести в список.
г) Определить периодичность выполнения задач, подумать о необходимых материалах. Внести данные в список.
д) Поместить список на видном месте в целевой зоне.
е) Сделать отметку в четвертом секторе круга 5S – «Стандартизируй».
5. Сохрани достигнутое
Проводи проверки, чтобы сохранить достигнутое и преуспеть!
Пятый принцип предусматривает обучение сотрудников и обсуждение с ними всех нововведений с тем, чтобы разработанные стандарты соблюдались и дальше. Его суть можно передать фразой: «Каждое достижение следует сохранить путем самодисциплины». Важно создать благоприятную атмосферу для обучения, чтобы помочь тем, кто посещает тренинги, поскольку получаемая ими информация может быть непосредственно связана с их работой. Команда и сотрудники должны предпринять следующие шаги:
а) Составить матрицу обучения 5S.
б) Осуществлять регулярный контроль за внедрением 5S в офисе.
Офис похож на живой организм – он постоянно растет и изменяется. Система 5S должна адаптироваться по мере появления новых и ухода старых сотрудников, изменения деловой конъюнктуры и развития технологий. 5S – основа бережливого офиса.
в) Сделать отметку в пятом секторе круга 5S – «Сохрани достигнутое».
2. Время такта
Время такта показывает, насколько быстро должны идти процессы или работать сотрудники для удовлетворения потребительского спроса. Этот показатель позволяет:
• соотнести темп работы сотрудников с темпом потребительского спроса – офис работает, как метроном, поддерживающий нужный темп при игре на музыкальном инструменте;
• сфокусировать внимание на потребительском спросе;
• установить стандартный темп работы, в соответствии с которым сотрудники могут планировать свое время, а руководство оценивать результаты их работы.
Время такта рассчитывается по следующей формуле:
Время такта для потока создания ценности рассчитывается в три шага:
1. Соберите соответствующую информацию о потребительском спросе, а именно о требуемом объеме работы в день. Рекомендуемая последовательность действий:
• собрать данные за прошедший период – не менее чем за один месяц, но лучше за три;
• определить спрос за прошедший период времени (не менее чем за один месяц);
• собрать информацию за достаточно длительный период, чтобы принять в учет колебания спроса.
В приведенной ниже таблице представлена информация по трем потокам создания ценности. Так, в потоке «Замена масла» спрос составил 3840 обращений в течение трех месяцев.
Получив данные об объеме потребительского спроса, переходим ко второму шагу.
2. Определите внутренний ресурс рабочего времени.
Например:
Общее рабочее время:
Итого: 80 часов в неделю