2. Журнал учета остановок и незапланированных заданий

Представляет собой документ Microsoft Word, в котором фиксируется, как часто и кем работа прерывается. Используйте данную форму в течение первого месяца построения бережливого офиса, а затем через каждые полгода.

3. Журнал учета звонков и сообщений

Документ Microsoft Word, в котором фиксируются все телефонные разговоры и/или электронные сообщения. Используйте данную форму на всех этапах создания бережливого офиса.

4. Вопросник «Необходимость перемен»

Помогает донести до сотрудников мысль о том, что стандарты, методы управления и оптимизации процессов можно улучшать. Используйте данную форму в течение первой недели построения бережливого офиса.

Все эти инструменты необходимы для учета текущих процессов и выполняемых персоналом офиса операций. Кроме того, с их помощью ваши сотрудники получат представление о том, на что уходит их рабочее время, поскольку все остановки, прерывающие выполнение процессов, будут фиксироваться.

Форму учета рабочих процессов должен заполнять каждый член команды / работник отдела, без исключений. Таким образом, менеджеры и линейные руководители сами должны делать то, что они требуют от подчиненных. Эта форма применяется для учета процессов, но не отдельных заданий. Ее следует заполнять в течение 30 дней, чтобы выявить, какая именно работа выполняется в организации и чем занимаются сотрудники. Далее процессы следует разделить на критичные и некритичные важные.

Критичными являются такие процессы, которые напрямую затрагивают потребителя и/или финансовое положение организации.

• регистрация заказа;

• выставление счета;

• прием пациента;

• открытие сберегательного счета;

• безналичный перевод средств;

• проведение разведывательной операции перед боевыми действиями;

• ведение боевых действий;

• рентгенологическое исследование пациента;

• прием ученика в школу;

• заключение договора о страховании жизни;

• спуск судна на воду;

• проведение хирургической операции.

Некритичными считаются такие процессы, которые необходимо выполнить, но которые не затрагивают напрямую клиента или финансовое положение организации.

Примеры некритичных процессов:

• получение отчета о кредитоспособности;

• заполнение документов для получения страховки;

• оценка результатов деятельности сотрудников;

• подготовка бюджетного отчета;

• проведение совещания по поводу учебного плана;

• перенос визита к врачу;

• составление коммерческого предложения;

• подготовка отчета по итогам месяца;

• поиск/заказ канцелярских принадлежностей;

• проведение маркетингового исследования;

• открытие сберегательного счета.

Используйте приведенную ниже форму для того, чтобы зафиксировать текущие процессы. Постарайтесь вместе с другими членами команды составить список типовых процессов или потоков создания ценности в своем отделе (см. следующий раздел «Определение потока создания ценности и составление его карты»). Благодаря этому каждый сотрудник начнет рассматривать организацию работы офиса с точки зрения выполняемых в нем процессов. Вам вряд ли удастся учесть все процессы, однако постарайтесь перечислить как можно больше пунктов и оставьте в форме свободное место для новых процессов.