При разработке стратегической сессии подумайте, где, когда и как вы можете использовать визуальные средства:

• заранее подготовленные материалы, такие как слайды, постеры, раздаточный материал или графики;

• базовые формы – шаблоны, разработанные для прохождения участниками определенной последовательности действий;

• концептуальные материалы – визуальные модели, которые структурируют совещание и увязывают отдельно взятые проблемы с глобальной задачей; могут быть простыми, как, например, графики, или сложными, как системные диаграммы;

• макеты – чертежи или другие изображения рабочего варианта идей и решений; могут быть набросками или тщательно проработанными материалами, заранее подготовленными или созданными в процессе совещания;

• материалы, фиксирующие происходящее: флипчарты, графическая фиксация, фотографии и цифровые интерфейсы (такие как «Вики»), которые фиксируют и сохраняют информацию в режиме реального времени.

• интерактивные заметки: любой графический интерфейс, используемый для поиска и создания идей в режиме реального времени, такой как построение ассоциаграмм, эскизное представление или импровизированная роспись стен.

При разработке совещаний находите удовольствие в деталях. Участники обязательно заметят и оценят тот факт, что мельчайшие детали процесса тщательно проработаны.

В большинстве случаев мы используем любой предлог для переключения внимания. Чтобы избежать этого, необходимо заранее обеспечить участников необходимыми для работы материалами, техническими средствами и оборудованными рабочими местами. Также необходимо очистить помещение от складированных по углам расходных материалов или любого другого хлама, убедиться, что в выбранной комнате не слышен шум близлежащей стройки или дороги. Помещение не должно напоминать ни холодильник, ни раскаленную духовку. И никаких запахов еды до наступления времени обеда!

Люди, которые чувствуют себя комфортно и ощущают, что о них заботятся, становятся более открытыми и лучше воспринимают другие точки зрения. Помочь участникам совещания расслабиться может вкусная, правильно подобранная еда, уютное помещение с замечательным видом из окна или небольшой, уместный в данной ситуации подарок.

Если совещание посвящено экологической устойчивости, не надо предлагать воду в пластиковых бутылках. Если на повестке дня стоит налаживание взаимодействия между подразделениями организации, откажитесь от большого стола для переговоров и вообще всего того, что разделяет людей. Если разговор идет о смелых планах по дальнейшему развитию компании, то предпочтительнее провести совещание в месте, которое не напоминает о прошлом.

Очень сложно понять идею, если она представлена на крохотном клочке бумаги. Размер таблиц и других рабочих материалов должен соответствовать количеству работающих с ними участников. Для одного-двух человек подойдет формат А4 или немного больше. Для группы из трех-четырех человек нужна таблица размером от 28 на 44 см до 1,2 на 2,4 м.