Документирование информации необходимо в целях обоснования выводов и результатов проверки, документального подтверждения достижения целей проверки, подтверждения точности и полноты выполненных работ, обеспечения условий для реализации контроля за качеством работы внутреннего аудита.

Руководитель внутреннего аудита разрабатывает правила хранения, получения и передачи внешним и внутренним заинтересованным сторонам документов, относящихся к проверке, руководствуясь требованиями внутренних организационно-распорядительных документов (в том числе, документов компании, устанавливающих порядок работы с конфиденциальной информацией) и требований законодательства.

Руководитель внутреннего аудита осуществляет контроль за доступом к документам, относящимся к проверке. Передача любых документов внешней стороне осуществляется в соответствии с установленными в компании процедурами и правилами.

Если в ходе проверки используется конфиденциальная информация (информация, составляющая коммерческую тайну, персональные данные работников и/или иная информация, отнесенная к категории конфиденциальной), участники рабочей группы руководствуются требованиями установленных правил хранения, получения и передачи документов.

Подготовка отчета по результатам проведения проверки

По завершению проверки рабочая группа подготавливает итоговый отчет.

Формат и содержание отчета определяются компанией самостоятельно. Рекомендуется включать в отчет, как минимум, следующие разделы:

– цели проверки – в этот раздел включаются цели, указанные в программе проверки;

– объем и содержание – в этом разделе указываются бизнес-процессы/проекты операции и контрольные процедуры, которые были включены в объем проверки, характер и объем выполненных аудиторских процедур, а также дополнительная информация, определяющая границы проверки (период проверки, области, не попавшие в периметр аудиторской проверки);

– результаты проверки – в этот раздел включаются наблюдения (включая выявленные недостатки), выводы (заключения) и рекомендации.

В отчет может включаться информация об улучшениях, сделанных объектом аудита с момента выполнения предыдущей проверки. Данная информация может быть использована для [лучшего] понимания текущего состояния деятельности объекта аудита и обоснования результатов проведения проверки.

В ходе проверки рабочая группа может подготавливать промежуточные отчеты в целях информирования уполномоченных лиц о фактах, требующих незамедлительных действий (внимания), изменениях объема и содержания проверки, ходе выполнения проверки, если проверка выполняется длительное время. Использование промежуточных отчетов не уменьшает и не отменяет необходимости подготовки и предоставления итогового отчета.

До выпуска итогового отчета, рабочая группа обсуждает с уполномоченными представителями объекта аудита результаты проверки. Подобное обсуждение может осуществляться в процессе проверки, на заключительных (итоговых) совещаниях и/или в форме предоставления проекта итогового отчета на рассмотрение уполномоченным представителям объекта аудита.