Ценит ли отправитель ваше время или это просто слепое рекламное обращение? В мире полно людей, которые хотят продать вам свою идею, услугу или продукт. Имейте в виду, что вы не обязаны отвечать на письма из этой категории. Посмотрите, не является ли это письмо обычной рассылкой и потратил ли отправитель время, чтобы что-то узнать о вас и соответствующим образом скорректировать свое сообщение? Если да и если предложение вас заинтересовало, на письмо стоит ответить. Если вам неинтересно, отправьте вежливый отказ – когда появится свободное время. Но если отправитель не сделал «домашнюю работу», прежде чем обратиться к вам, расслабьтесь: можно считать это электронное письмо спамом и проигнорировать его.

Вы должны сказать «нет» на неожиданное предложение…

…чтобы сказать «да» своим приоритетам.

Что, если вы чрезвычайно загружены и у вас нет времени на случайные запросы, пришедшие по электронной почте? Бывает, вы настолько заняты, что не может быть и речи о том, чтобы в разумные сроки – скажем, в течение недели или двух – ответить на неожиданные электронные письма. Для такой ситуации, когда вы полностью поглощены текущим проектом и месяц или два просто не в состоянии думать о чем-либо другом, я предлагаю составить шаблон краткого письма с отказом на неожиданное предложение. Например, такой:

Привет, Джеки. Я очень ценю ваш интерес к моей работе. К сожалению, следующие несколько месяцев я буду на 110 % сосредоточена на важном творческом проекте и поэтому просто не в состоянии брать дополнительную работу. Спасибо, что помните обо мне!

Набор таких удобных шаблонов значительно облегчает жизнь, поскольку каждый раз не нужно заново сочинять ответ тем, кто обращается к вам с просьбой или предложением. Быстро отправив вежливый отказ, вы не отвлечетесь от важной работы.

Действия:

Попробуем применить закон Парето к вашим нежелательным сообщениям.

Допустим, на небольшую часть людей, которые отправляют вам электронные письма (скажем, 20 %), приходится почти все затраченное впустую время (скажем, 80 %). Отнеситесь к этой разновидности нежелательных сообщений как к настоящему «пожирателю времени». Возможно, отправители раз за разом задают вам одни и те же вопросы, а может, это просители, не умеющие правильно составить обращение. Выяснив, какой тип писем сильнее всего снижает вашу производительность, разработайте стратегию обращения с ними прежде, чем они попадут в ваш ящик «Входящие»: включите программу-автоответчик, используйте Gmail для составления стандартных ответов или перенаправления в раздел часто задаваемых вопросов на вашем сайте.

Сто лет назад написать письмо – это все равно что сесть с кем-то в тихой комнате и поговорить с глазу на глаз. Сегодня электронное письмо больше похоже на попытку докричаться через оживленный перекресток до спешащего на деловую встречу человека.