• определять влияние новых заданий на те, что были поручены вам ранее;

• увязывать входящие требования с вашими списками проектов и расписанием, особенно если они были получены по электронной почте (труднее обсуждать), а не лично (легче показать, какое время занято);

• основывать ваши решения (выполнить, отложить, пересмотреть объем или отклонить задания) на наглядных данных, которые сейчас можно показать тем, кто направляет запрос, а позднее – лицам, которые должны будут выполнять работу.

Если вы не знаете, как пользоваться средствами интеграции, встроенными в программное обеспечение компьютера, пройдите обучение в вашей компании, у поставщика программ или в местном центре дополнительного образования. Потратив немного времени и денег, вы вскоре станете знатоком. Более того, вы можете объединить ваших учителей и тех, с кем вы учились, в одну сеть. Эти продвинутые пользователи – важный ресурс, особенно для владельцев малых предприятий или независимых менеджеров.

Сообразительные работники перенимают этот инструмент на наших семинарах по управлению хаосом, чтобы показать, как новое задание переходит из разряда «просто запрос» в «полное обязательство», а в случае кризиса – обратно. Этот наглядный подход дисциплинирует сотрудников, обращающихся с требованиями: они понимают, что менее срочные дела, принятые к исполнению сегодня, не оставят времени более срочным делам завтра. Когда до них это доходит, они сосредоточиваются на таблице.

Позвольте Эллен Перри дать наглядное пояснение:

Эллен Перри, руководитель службы по работе с клиентами, получает обоснованный запрос, который нужно выполнить в сжатые сроки. Она поместила задание А в левую колонку (наклеила настоящий или воображаемый стикер), и оно останется в колонке «Запрос» до тех пор, пока Эллен не сможет оценить задание и поместить его на временную шкалу. Тогда ему найдется место в правой колонке «Обязательство», где оно останется до своего завершения. Скорее всего, задание будет выполняться пошагово, что показано на временной шкале. Работник, направивший запрос А, может иметь доступ к схеме Эллен, чтобы отследить, как выполняется задание.

Еще одно обоснованное задание под буквой Б попадет в колонку «Обязательство», но позже окажется вытесненным более важным заданием В. Эллен обрисует реальную ситуацию тому, кто обратился с заданием Б, которое на какое-то время возвращают в левую колонку «Запрос». (Эллен на своем опыте узнала, что это зачастую вдохновляет «вытесненного» сотрудника на усовершенствование задания, поставленного «на ожидание», и оно становится готовым к переводу в разряд срочных.)

Применение состоящего из двух колонок графика дел создает Эллен репутацию человека, дающего обещания, которые может сдержать!

Действительно ли вы управляете отведенным вам временем? Время – это актив, который хотелось бы считать только своим, но все же его невозможно удержать. Время дарят любимым людям. Его жертвуют на благие цели, работая волонтерами, или сдают в аренду работодателю за оговоренную сумму. Но его невозможно хранить.