Стандарт: правила ведения ежедневника

Организация времени сотрудника компании – это не его «личное дело».

Ваша организованность – это мера вашего уважения к коллегам и клиентам.

Ваша пунктуальность – это верный признак, по которому судят о ваших деловых качествах.

Приходить на встречи вовремя, перезванивать, именно когда договорились, укладываться в намеченные сроки – это такой же признак культурного человека, как ежедневно чистить зубы.

Правила планирования в ежедневнике

1. «Самая острая память тупее самого тупого карандаша». Все ваши встречи, задачи и контакты в обязательном порядке «материализуйте» в письменном виде.

2. Неряшливость в обзоре дел – признак неряшливости в голове. Пишите четким, разборчивым почерком, применяйте разные цвета. Если используете условные обозначения, обязательно перечислите их на первой странице ежедневника.

3. Контакты – валюта бизнеса. Любую контактную информацию фиксируйте не на оборванных бумажках, а в специальном разделе ежедневника. Обязательно указывайте полные тему контакта, фамилию, имя, отчество, компанию, должность, рабочий и мобильный телефоны, электронный адрес и т. п.

Алгоритм ежедневного планирования

1. На сетке времени отметьте «жесткие» встречи, по которым уже известно точное время. Планируя встречи, закладывайте резервы на непредвиденные обстоятельства.

2. Составьте список «гибких» задач, т. е. не имеющих жесткого времени исполнения. Используйте результато-ориентированные формулировки: не «созвониться с Ивановым», а «дожать до заказа», «получить информацию» и т. д.

3. Выделите ярким цветом те задачи, которые нужно выполнить в первую очередь. А именно: значимые для исполнения других задач («узнать время сегодняшней презентации», «дать поручение подготовить материалы»); неприятные, давно откладываемые; «работающие» на ключевые стратегические цели.

4. «Забюджетируйте» время на крупные «гибкие» задачи. Отметьте, сколько примерно времени потребуется на их исполнение, либо рядом с ними, либо на графике дня. Помните: планировать и бюджетировать более 60–70 % рабочего дня – нереалистично!

5. По ходу дня аккуратно вычеркивайте выполненное. Невыполненное помечайте значком к переносу на следующий день.

Сверяйтесь с планом в течение дня и корректируйте его при изменении обстоятельств. План – не закон. План – инструмент ориентирования в обстановке. ПЛАН – ИНСТРУМЕНТ ДОСТИЖЕНИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ.