По словам заведующего канцелярией администрации Махмуда Касымбекова, ежедневно главе государства докладывается 50–60 документов. Годовое же количество документов, рассмотренных президентом, и доложенных ему информационно-аналитических материалов превышает 6000.
Следует отметить, что именно здесь впервые в стране была внедрена электронная система учета документов, контроля за их прохождением, исполнением поручений президента, государственного секретаря, руководителя администрации главы государства. Благодаря этой системе любой из десятков тысяч документов можно найти в течение нескольких секунд – у кого из исполнителей он находится, какие запросы и ответы были по нему, как исполнено поручение и т. д.
Талгат Калиев, «Приемная президента», газета «Новое поколение»
http://www.nomad.su/?a=8-200302080005.
Эдуард Фаритов, директор по развитию группы «Русский стандарт»
В ходе реализации ТМ-проекта Глеб помог нам понять все богатейшие возможности Outlook, которые позволяют управлять временем. Например, это различные методы группировки задач – по срочности, по тематике и так далее.
Лично я с помощью Глеба пришел к пониманию того, что не все задачи можно жестко привязать к определенной дате, определенному месту. Иногда бывает, что одно событие помогает произойти другому, одна задача помогает справиться со второй. В этом – мудрость планирования времени. Сначала я понял это только в теории, но потом стал использовать и на практике с помощью Outlook: в нем очень удобно работать с задачами, которые невозможно привязать к определенному времени. Можно планировать разные этапы и процессы, увязывать их между собой. И очень здорово, что для этого используется стандартное приложение Microsoft Office – доступно и просто.
Например, мне пришлось много работать с графиками, проводить межфункциональные совещания, принимать решения (и было важно, когда именно я их принимаю) – в то время, когда я занимался двумя огромными проектами: внедрением на предприятии ERP-системы и постройкой водочного завода. Здесь были нужны стандартные пути проектного управления, и в то же время мне постоянно пригождались методы ТМ. И снова с помощью Outlook я работал с иным «измерением» времени: не с тем временем, которое привязано к часам, а с тем, которое связано с происходящими событиями. Здесь важно научиться группировать задачи и управлять ими.
Конечно, нельзя сказать, что для того, чтобы построить, например, завод, нужно напрямую пользоваться наработками Глеба Архангельского. Здесь действовало множество людей – с их знаниями, идеями, проектами. Но те навыки и методы, которые дал нам Глеб, использовались в процессе работы и внесли свой вклад в успех коллектива.
Диагностика контроля поручений
Выберите, пожалуйста, в вариантах ответов один пункт. Если это вариант А, запишите себе один балл; вариант B – два балла; вариант C – три балла; если в компании не делается ничего из перечисленного – ноль баллов.
1. КАК В НАСТОЯЩЕЕ ВРЕМЯ ФИКСИРУЮТСЯ ВАШИ ПОРУЧЕНИЯ?
A. Время от времени делаются пометки в различных местах (в электронной почте, Outlook'е, ежедневнике и т. д.).