2. Позаботиться о том, чтобы участники совещания получили повестку и рабочие материалы заблаговременно. Следить за реалистичностью объема материалов.
3. Обязательно протоколировать совещание, даже если этого формально не требуется. Однако не обязательно создавать протокол в виде тяжелого многословного документа. Самый простой протокол – это краткий e-mail, «резюмирующее письмо» со списком решений совещания, разосланное всем участникам.
Из современных техник управления совещаниями, крайне редко применяемых в госорганах, отметим выведение протокола совещания на экран, чтобы его все видели, – так формируется общее однозначное понимание принятых решений. Также гораздо реже, чем в бизнес-организациях, используются доски или флипчарты, на которых можно рисовать фломастером схемы, картинки и т. п.
Один из важнейших аспектов планирования совещания – оценка: нужно ли оно именно в формате совещания и именно в таком составе? Можно ли обойтись видеоконференцией? Или, возможно, достаточно нескольких писем и кратких телефонных разговоров? Можно ли обойтись меньшим количеством участников? Или сгруппировать вопросы так, чтобы отпускать «уже не нужных» участников по ходу совещания?
Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:
«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров – whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.
Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».
Регламент ведения заседаний Государственного Совета. Параграф 87, об обязанности председательствующего контролировать соблюдение повестки заседания выступающими, не потерял актуальности до сих пор.
«Учреждение Государственного совета», С.-Петербург, 1901.
Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.