Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:
«У меня есть таблица Excel, в которой перечислены все долгосрочные задачи, а временные отрезки – по полмесяца до конца года. За каждой закреплен конкретный человек. Для каждого сегмента я пишу, что планируется сделать, а также красным цветом – важный этап, например внесение проекта законодательного акта в Правительство России.
Регулярно – раз в неделю, иногда реже по отдельным проектам – я сверяю с исполнителями соблюдение сроков. Если понимаю, что отставание вызвано необъективными причинами, то принимаю меры для того, чтобы догнать сроки. Благодаря этому долгосрочные задачи реализуются не в последние месяц или, упаси боже, неделю, а постепенно и согласно графику.
Для краткосрочных задач, со сроком от одного дня до недели, я использую ежедневник. Получил задачу – сразу назначил исполнителя либо выполнил задачу сам».
Электронные планировщики
Существуют тысячи программных продуктов для планирования времени и управления задачами. В большинстве государственных органов для корпоративного тайм-менеджмента используются два основных решения: Microsoft Outlook либо IBM Lotus Notes. В них есть все необходимое для эффективного личного и командного тайм-менеджмента: календари, в том числе возможность видеть календари коллег, подчиненных; задачи, которые можно группировать по тематическим категориям, срокам, исполнителям; контакты.
В последнее время в связи с актуальностью вопроса импортозамещения некоторые госорганы переходят на отечественные программные продукты, которые решают задачи корпоративного тайм-менеджмента. Как весьма работоспособную и при этом экономичную с точки зрения бюджетных затрат платформу, внедренную в ряде госорганов, упомянем «Битрикс», сертифицированную компетентными российскими силовыми структурами на соответствие требованиям информационной безопасности.
Стоит отметить, что у «Битрикс» есть облачная реализация, «Битрикс24», имеющая в том числе бесплатный тарифный план для небольших команд. Некоторые руководители среднего звена в госорганах заводят себе и своим подчиненным такие облака для легкого и быстрого управления проектами и задачами. Это решение также удобно для различных рабочих групп, комитетов и т. п., куда входят сотрудники разных ведомств. Разумеется, в таких облачных решениях не стоит обмениваться конфиденциальной информацией.
Внедряя корпоративный стандарт тайм-менеджмента в администрации одного из российских регионов, мы обнаружили парадоксальную ситуацию. Политика информационной безопасности была настолько жесткой, а применяемые ИТ-инструменты настолько негибкими и неудобными, что заместители губернатора вели свои календари и обменивались документами, в том числе конфиденциальными, в Gmail, на радость всем разведкам мира. Хотя при должной квалификации ИТ-службы стандартные корпоративные Outlook или Lotus могут прекрасно сочетать удобство удаленной работы с требованиями информационной безопасности. Кстати, в Государственной думе обсуждалась инициатива – запретить госслужащим пользоваться заграничными облачными сервисами, но законом она не стала.