Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям совершенствования деятельности.
Вносите мысли в картотеку максимально быстро после их появления; выделяйте их при этом цветом и при необходимости присваивайте категории.
Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, связывайте соответствующую заметку с его контактом.
Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу по соответствующему проекту или направлению.
Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.
Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.
Глава и раздел Outlook: 7. Вниманиек деталям. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ПОЛЯ И ФОРМЫ
Рекомендации:
Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.
Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).
Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.
Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.
Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.
С помощью автоматического форматирования выделяйте цветом те встречи, задачи или контакты, по которым «закрыты» определенные этапы процесса.
Используйте конструктор форм для создания «пустографок», оформляющих работу над процессом.
Приложение 2
Моя личная ТМ-система на Outlook
Как «сапожник с сапогами» поделюсь с вами, уважаемый читатель, личным опытом планирования времени на Outlook и некоторыми полезными приемами, которые я использую. В последние несколько лет Outlook для меня – основной рабочий инструмент. На бумаге существуют только очень долгосрочные мысли в «стратегическом блокноте», который читается в спокойной обстановке, и стикеры, на которых что-то пишется в ходе рабочего дня. Но в конце дня эти стикеры обязательно либо уничтожаются, в силу выполнения написанного на них, либо задачи с них переносятся в Outlook.
Раздел «Календарь»
Некоторые встречи попадают в мой календарь из офиса, где отвечающие за это сотрудники (секретари, клиентские менеджеры) могут планировать время тренеров и консультантов нашей компании, в том числе мое, в общих папках Exchange-сервера. Те встречи, которые попадают ко мне из офиса, имеют жестко заданный корпоративный стандарт названия. Например: «Презентация: ТНК-ВР: =ЕБ» означает, что речь идет о корпоративных переговорах (могут быть еще Корпсем и Открсем, то есть корпоративный и открытый семинары) в компании ТНК-ВР, назначенных менеджером Еленой Базановой. При этом внутри содержится схема проезда, а сама встреча ассоциирована с контактом компании и человека, с которыми происходит встреча.