^{>1. Перейдите в раздел «Дневник».}

^{>2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид». На ней выберите Изменить представление / Управление представлениями.}

^{>(В версии 2007 вместо п. 1–2 нужно проделать другую комбинацию действий: в меню Сервис / Настройка на вкладке «Команды» выберите в левой колонке пункт «Дополнительно», затем из правой колонки возьмите мышкой кнопки «Текущее представление» и «Определить представления» и перетащите их на панель инструментов в верхней части экрана. Затем, закрыв все меню, нажмите на панели инструментов кнопку «Определить представления», которую вы только что туда перетащили.)}

^{>3. В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать».}

^{>4. Введите название представления: «Анализ дела «слона». Нажмите «ОК».}

^{>5. В появившемся меню «Дополнительные параметры представления» (в версии 2007 – «Настройка представления») выберите пункт «Отбор».}

^{>6. Введите ключевое слово вашего «слона» в поле «Искать текст», а место поиска ограничьте полем темы.}

^{>7. Нажмите «ОК» во всех меню.}

Теперь, чтобы отобрать все дневниковые записи, касающиеся нашего «слона», достаточно в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «Временная шкала» (в версии 2007 – «По типу») выбрать настроенное нами представление «Анализ дела-«слона».

Настроим новое представление так, чтобы данные были пригодны для перенесения в Excel.

^{>1. Зайдя в только что созданное представление «Анализ дела «слона», кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите в контекстном меню пункт «Выбрать поля».}

^{>2. В появившемся списке «Выбор полей» (в версии 2007 – «Выбор поля») выберите «Конец».}

^{>3. Вытащите его мышкой на панель заголовков полей и поместите справа от поля «Начало».}

^{>4. Снова кликните правой кнопкой мыши на заголовке какоголибо столбца и выберите в контекстном меню пункт «Настройка представления». Нажмите кнопку «Формат столбцов». (В версии 2007 пункт «Форматировать столбцы» можно найти уже в первом контекстном меню.)}

^{>5. В появившемся окне выберите формат типа «27.05.2010 04:30» (дата и время без дня недели).}

^{>6. В том же окне из списка слева «Имеющиеся столбцы» выберите «Конец» и установите для него тот же формат.}

^{>7. Нажимайте «ОК» до закрытия всех окон.}

Теперь у нас все готово для перенесения данных в Excel.

^{>1. Кликните левой кнопкой мыши на значке в левой части любой из записей дневника и нажмите Ctrl+A («выделить все»), а затем Ctrl+C («скопировать все»).}

^{>2. Откройте чистый файл Excel и нажмите Ctrl+V («вставить скопированное»). Данные из дневника будут вставлены в Excel.}

После того как наша информация появилась в Excel, с ней можно работать.

^{>1. В колонке справа от той, в которую из Outlook скопировался столбец «Конец», введите формулу: ячейка равна ячейке из столбца «Конец» минус ячейка из столбца «Начало». На нижеследующем рисунке это означает: в ячейке H2 ввести формулу «=D2C2». Таким образом мы вычислим длительность нашей дневниковой записи.}

^{>2. Кликните на этой ячейке с длительностью правой кнопкой мыши, выберите в появившемся меню «Формат ячеек».}