Во-первых, полезно регулярно добавлять в Outlook новые параметры для отсева нежелательной почты (спама). В Outlook 2010 это можно делать через вкладку Главная / Нежелательная почта / Параметры нежелательной почты (в версии 2007 – с помощью меню Сервис / Параметры / Настройки / Нежелательная почта).

Во-вторых, если вы получаете новостные рассылки, сообщения с интернет-форумов и тому подобную информацию, явно не требующую немедленного реагирования, ее полезно автоматически отсортировать в отдельную почтовую папку.

В-третьих, если вас достаточно часто ставят в поле «Копия» просто для сведения, такие письма также полезно автоматически сбросить в отдельную папку. Раз это вопрос «к сведению», значит, он не требует предпринятия каких-либо определенных действий. Правда, многое зависит от корпоративной культуры компании, в которой вы работаете: иногда в поле «Копия» вас могут ставить и как соисполнителя. Тогда отсортировывать такие письма не стоит.

Создавать папки и автоматически отфильтровывать в них почту можно следующим образом.

^{>1. В панели переходов выберите пункт «Список папок».}

^{>2. В открывшемся списке кликните правой кнопкой мыши на папке «Входящие» и выберите в контекстном меню пункт «Новая папка» (в версии 2007 – «Создать папку»).}

^{>3. В появившемся окне «Новая папка» введите в поле «Имя папки» ее название (например, «Рассылки»), нажмите «ОК».}

Теперь настроим фильтрацию почты в созданную папку.

^{>1. Зайдите в меню Файл / Правила и оповещения (в версии 2007 этот пункт находится в меню Сервис). В открывшемся окне щелкните на кнопку «Новое» в левом верхнем углу.}

^{>2. В появившемся окне «Мастер правил» выберите пункт «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажмите «Далее» в нижней части окна.}

^{>3. В появившемся внизу списке кликните гиперссылку «Адресаты или общедоступная группа».}

^{>4. Появилось окно «Адрес для правила». В поле «От» напишите email рассылки, например subscribe@improvement.ru. Щелкните «ОК».}

^{>5. Вы вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите на гиперссылку «переместить их в папку <имя>».}

^{>6. В появившемся окне «Правила и оповещения» выберите папку «Рассылки» и нажмите «ОК».}

^{>7. Вы снова вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите «Готово».}

^{>8. Теперь перед вами окно «Правила и оповещения». На вкладке «Правила для электронной почты» появилось только что созданное нами правило «subscribe@improvement.ru».}

Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:

▪ ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;

▪ размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;

▪ постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;

▪ принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.

Начнем с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.