Еще один пример организации контекстного планирования с помощью ежедневника в сочетании с карточками контекстов приводит Лембиту Кыйв.
Стандартный бумажный ежедневник удобнее использовать в модернизированном варианте. Для этого разворот ежедневника я делю по вертикали синей чертой. На временную сетку оставляю примерно 40 % площади листа (рис. 3.3). Оставшуюся половину делю в соотношении 40:60 и отчеркиваю горизонтальной красной чертой.
1 – область ключевых задач, включает в себя задающие распорядок дня задачи, а также дела, лежащие в рамках текущего ключевого проекта (данный прием заставляет находить и вписывать целеориентированные задачи, а если задача записана, то она с большей вероятностью будет выполнена); 2 – предназначена для встреч и задач со строгими временными рамками; 3 – для важных, но не ключевых задач
Во избежание бесполезного переписывания удобно давать ссылку на карточку контекста.
Закладкой в ежедневнике служит картонка с важными для меня вопросами, которые не поддаются лобовой атаке и требуют периодического к ним возвращения.
Стикеры, закладки. Другой способ управления «кайросовыми» задачами – использование стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для «кайросовых» задач (рис. 3.4).
Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи c использованием стикеров разных цветов. При этом вы избегаете необходимости постоянного переписывания задач, переходящих изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса», и вычеркиваний выполненных задач. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.
Доски для контекстного планирования. Это наиболее наглядный инструмент планирования, особенно удобен для командной работы. Материалом для него может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Увешанный стикерами участок стены рядом с вашим рабочим столом, пробковая доска над местом в офисе, дверца холодильника – тоже доски планирования. При этом правила их организации для командной или индивидуальной работы будут одни и те же. Использование такого инструмента позволяет связать несколько контекстов. Чаще всего встречается структурирование задач по таким контекстам, как «люди» и «задачи/проекты».
Своим опытом использования в работе доски контекстного планирования делится одна из участниц ТМ-сообщества Гульмира Тулешова.
Доска планирования
Я работаю в Национальном банке Казахстана, руковожу Управлением мотивации в департаменте по работе с персоналом. Мне как линейному руководителю для полноценной работы подразделения важно видеть процессы решения наших задач каждым сотрудником и их взаимодействие. Поэтому мы решили сделать доску планирования на основе метода структурирования внимания, изученного во время ТМ-курса.
Взяли лист очень плотной бумаги и расчертили на графы (рис. 3.5), оформили доску планирования достаточно красочно и повесили на самое видное место в кабинете. Теперь каждый сотрудник подразделения с помощью этой доски ежедневно планирует свою работу на предстоящий месяц, приклеивая заполненные стикеры в нужные графы.