План значительно увеличивает вероятность достижения цели при одновременном снижении когнитивных затрат…
(Источник: журнал Journal of Personality and Social Psychology, 2011)
Существует несколько ключевых правил управления жизнью при помощи календаря-планировщика вместо списка дел.
Во-первых, заранее выделяйте периоды или блоки времени под важные дела; это называется планированием временных блоков. Если вы цените здоровье и решили заниматься спортом по 30 минут в день, не вносите эту цель в список дел – впишите ее в ежедневный план. Выделите под тренировки конкретное время в течение дня. Если вы цените хорошие отношения с клиентами как выигрышную стратегию ведения бизнеса и решили общаться по крайней мере с двумя клиентами в день, выделите в своем ежедневном плане блок времени для звонков клиентам.
Во время подготовки к Олимпиаде мне приходилось совмещать учебу в школе, интенсивные тренировки, домашние обязанности, выступления и массу других дел, что мне удавалось при помощи соблюдения строгого графика. Нужно было концентрировать усилия на главном, а от чего-то отказываться… Эта привычка расписывать сутки почти по минутам сохранилась у меня и сегодня. Я стараюсь сосредотачиваться на тех вещах, которые ежедневно помогают мне приблизиться к моей цели. Каждая секунда имеет значение!
Шэннон Миллер, гимнастка, завоевавшая семь олимпийских медалей на Олимпийских играх 1992 и 1996 годов
Во-вторых, планируйте важные дела на утренние часы. Как бы мы ни пытались придерживаться нашего графика, в течение дня неизбежно возникают незапланированные дела, которые могут требовать вашего неотложного внимания. Это может быть вызов в кабинет босса, звонок раздраженного клиента или звонок школьной медсестры, которая сообщит вам, что ваш ребенок заболел и его нужно забрать из школы. Естественно, чем больше проходит времени, тем больше вероятность того, что случится что-то неожиданное.
Лично для меня это представляет собой реальную проблему. Например, если я планирую тренировку на вторую половину дня или на вечер, в большинстве случаев к тому моменту у меня находится куда более важное дело, нуждающееся в моем внимании и заставляющее меня пожертвовать занятием. Фактически я знаю, что если не попаду на беговую дорожку утром, то в этот день не попаду на нее вообще.
В-третьих, не отменяйте дела, а переносите их в случае необходимости. Например, если обычно вы тренируетесь каждый день с 12:00 до 13:00, во время обеденного перерыва, но в понедельник в это время вы часто оказываетесь в самолете, перенесите занятие в этот день на более ранний или поздний час.
Купите себе большой ежедневник и планируйте свои дни. Разумеется, для этого можно использовать и телефон, но это не так продуктивно.
Уилл Дин, член канадской команды по гребле, участник Олимпийских игр в Лондоне 2012 года; в настоящее время готовится к Олимпиаде 2016 года в Рио-де-Жанейро
В-четвертых, относитесь к запланированным делам так же, как к посещению врача.