Отметим, что в словарном файле совсем не обязательно ограничиваться тем минимумом полей, которые показаны в нашем примере. Это было сделано исключительно в методических целях. На практике количество полей в файле вообще не ограничивается, следует лишь соблюдать единственное требование: поля должны находиться в отношениях «один-к-одному».
Создание таблицы в режиме конструктора
Описанная в предыдущем разделе таблица создавалась, можно сказать, стихийно. Теперь мы будем придерживаться строгой последовательности действий, заблаговременно обосновывая все дальнейшие операции, задавая необходимые данные и их форматы.
Окно конструктора таблиц
Войти в этот режим можно двумя способами. Первый: выберите пункт Конструктор в окне Новая таблица – рис. 3.2, затем щелкните по кнопке ОК. Другой вариант: выберите пункт Создание таблицы в режиме конструктора в окне базы данных (см. рис. 3.1). На экране появится окно конструктора таблиц (см. рис. 3.7), содержащее три раздела:
Рис. 3.7
• Имя поля ;
• Тип данных – обязательный раздел;
• Описание – необязательный раздел.
В разделе Имя поля следует указать имена полей – те самые, которые в предыдущем разделе вводились в заголовки столбцов таблицы. Ситуация с первичным кодом совершенно аналогична.
Чтобы начать работу с разделом Тип данных, надо щелкнуть мышью в его пределах. Как только это произойдет, в его правой части появится стрелка прокрутки. Щелкните по ней – увидите список типов данных, которые поддерживаются в Access 2002 (см. рис. 3.8). Характеристика типов данных приводится в следующем разделе этой главы.
Сведения о типах данных, полей и их свойствах являются в Access 2002 базовыми и используются при создании таблицы в режиме конструктора.
Типы данных и их свойства
Типы данных, поддерживаемые системой Access 2002 (см. рис. 3.8), приводятся вместе с основными характеристиками:
• Текстовый – символьные данные или сочетание символьных и цифровых данных. К этому типу относятся также цифровые данные, которые не требуют вычислений над ними (например, номер телефона). Длина поля по умолчанию составляет 255 символов, но можно задать меньший размер. Место для невведенных данных в пределах объявленного размера не резервируется;
• Мемо-поля – текстовые данные либо сочетание текстовых и цифровых данных, имеющих большой объем (например, примечания или описания). Длина поля – до 65 536 символов;
• Числовой – числовые данные, используемые в математических операциях (за исключением финансовых расчетов, для которых следует использовать тип данных Денежный). Длина поля может составлять 1, 2, 4 бита, 8 и даже 16 байт (в последнем случае в свойстве Размер поля нужно выбрать опцию Репликация [3] );
• Дата/Время – формат данных о дате и времени для периода с 100 до 9999 года. Длина поля – 8 байт. Access 2002 отличается некоторой спецификой в части обозначения дат. Интерпретируя номера годов, заданные двумя цифрами, программа использует параметры, вводимые в окне Язык и стандарты панели управления Microsoft Windows. В этом диалоговом окне год задается двумя цифрами и может отображаться в виде диапазона, равного 100. По умолчанию он охватывает годы с 1930 по 2029. Программа, использующая этот период для интерпретации номеров годов, заданных двумя цифрами, будет считать, что годам с 30 по 99 должно предшествовать число 19, а годам с 00 по 29 – число 20. Например, 99 будет интерпретировано как 1999, а 01 – как 2001. Этот параметр не влияет на номера годов, заданные четырьмя цифрами.