Если вы обнаружите, что поправки в расписание приходится вносить слишком уж часто, существует несколько методов, посредством которых можно внести в этот процесс некоторую стабильность. Прежде всего вы должны признать, что поначалу почти наверняка недооцените количество времени, которое вам потребуется на то или иное дело. Пока не выработался навык, люди обычно опираются на свои надежды, то есть отражают в расписании наилучший вариант развития событий на данный день. Со временем вам придется приложить усилия, чтобы научиться точно (а возможно, даже и скромно) определять количество времени, необходимое для выполнения задач.
Второй тактический совет состоит в том, чтобы использовать перекрывающиеся условные блоки. Если вы не уверены, сколько времени может занять то или иное дело, отметьте прямоугольником ожидаемое время и затем присоедините к нему дополнительный блок двойного назначения. Если вам потребуется больше времени на предыдущее действие, используйте дополнительный блок для его завершения. Если же вы покончили с задачей вовремя, обратитесь к альтернативному варианту, заранее припасенному для этого добавочного блока (к примеру, выполнение чего-нибудь не очень срочного). Это оставляет место для непредсказуемости в течение вашего рабочего дня, не требуя от вас постоянно переделывать график на бумаге. Так, если вернуться к примеру с пресс-релизом, вы можете отвести в своем блокноте два часа на его написание, но затем добавить еще один дополнительный часовой блок, который вы сможете использовать на завершение пресс-релиза или, допустим, на просмотр накопившейся почты, если успеете вовремя.
И третий тактический совет: я бы советовал вам не скупиться на использование блоков задач. Нарисуйте их побольше на весь предстоящий рабочий день и сделайте их длиннее, чем требуется для выполнения задач, которые вы планируете с утра. Типичный рабочий день интеллектуального работника, как правило, включает в себя множество неожиданных событий, и если в вашем расписании будут намечены регулярные временные блоки для таких сюрпризов, это поможет вам более спокойно управляться с задачами.
Однако, прежде чем предложить вам применить эту стратегию на практике, я должен ответить на одно часто встречающееся возражение. Как показывает мой опыт, многие люди беспокоятся, что такое подробное планирование может само по себе превратиться в обременительную нагрузку. Вот, например, выдержка из комментария одного из читателей моего блога по имени Джозеф под одной из моих заметок на эту тему:
Мне кажется, что вы сильно преуменьшаете значение неуверенности… [Меня беспокоит, что] читатели могут воспринять эти предложения чересчур серьезно, вплоть до навязчивого (и нездорового) соблюдения намеченного графика. Значение подсчета минут раздувается в ущерб самозабвенному погружению в сиюминутную деятельность, которое, если говорить о людях искусства, зачастую является единственным по-настоящему осмысленным образом действий.
Мне понятна эта озабоченность, и Джозеф, несомненно, не первый, кто поднимает подобные вопросы. К счастью, на них достаточно легко ответить. В моем собственном ежедневном расписании есть не только регулярно планируемые блоки времени, отведенные на размышления и обсуждение своих идей. Я придерживаюсь правила, которое гласит: если я наталкиваюсь на какую-либо важную мысль, то это достаточно весомая причина, чтобы отбросить расписание на весь остаток дня (разумеется, за исключением дел, которые никак нельзя пропускать). Я имею право рассматривать свою неожиданную идею до тех пор, пока она не потеряет актуальность, после чего я возвращаюсь к своему расписанию и переделываю его, если до конца рабочего дня еще остается какое-то время.