Служба поддержки клиентов нередко сталкивается с проблемой нехватки полномочий. Пример из истории компании BrainQUICKEN показывает, насколько легко могут решаться даже самые серьезные проблемы.

В 2002 году я нанял специалистов со стороны отслеживать выполнение заказов и возврат товара, но вопросы, связанные с производством, по-прежнему решал сам. И что же? Я получал более 200 писем в день, с девяти до пяти отвечал на них, не отрываясь от компьютера, а объем продаж вырос всего на 10% в неделю! Пришлось отказаться от дополнительной рекламы и ограничить поставки: даже незначительное увеличение объемов работы с клиентами стало бы для меня последней каплей. Такая модель не подлежала наращиванию. Запомните это слово, оно нам еще пригодится. Наращивание оказалось невозможным потому, что в процессе обмена информацией и принятия решений нашлось одно узкое место – я.

В чем загвоздка? Основная масса писем, которые падали ко мне в ящик, не относилась к производству: просто служба работы с клиентами спрашивала разрешения на различные действия.

«Клиент пишет, что товар ему не привезли. Что нам делать?»

«У клиента проблемы с таможней. Можно ли переслать ему товар на американский адрес?»

«Чтобы обставить конкурентов, клиент хочет получить товар через два дня. Можем ли мы организовать срочную доставку и, если да, сколько за нее просить?»

И так без конца. Ситуаций было так много и они оказались настолько разнообразными, что писать инструкцию по каждой было бы нелепо, к тому же у меня не хватило бы времени и опыта.

К счастью, нехватку опыта быстро компенсировали нанятые мной специалисты по работе с клиентами. Я разослал им всем единственное письмо, и мощный поток из 200 писем в день мгновенно превратился в ручеек из 20 писем в неделю.

«Всем привет!

Сообщаю о введении новой приоритетной политики.

Клиент должен остаться доволен. Если устранение проблемы обходится дешевле 100 долларов, проанализируйте сита-уцию и устраните ее самостоятельно.

Это официальное письменное разрешение. Отныне всем операторам службы по работе с клиентами предписывается решать все проблемы стоимостью менее 100 долларов самостоятельно, не обращаясь ко мне. Я для вас уже не заказчик: мои клиенты – ваши клиенты. Не спрашивайте у меня разрешений. Поступайте так, как сочтете нужным, коррективы будем вносить по ходу дела.

Благодарю за внимание, Тим»

При ближайшем рассмотрении выяснилось, что более 90% всех проблем, приводивших к отправлению писем, решались с затратами, не превышающими 20 долларов. В течение четырех недель я регулярно проверял, как операторы справляются с процессом независимого принятия решений, затем перешел на ежемесячные проверки и наконец на ежеквартальные.

Удивительно, как быстро вырастает IQ у людей, стоит возложить на них ответственность и заявить, что ты им доверяешь. Первый же месяц такой работы обошелся бы мне на 200 долларов дороже, если бы я по-прежнему занимался текучкой сам. Но я рискнул и сэкономил более 100 часов личного времени за один месяц, клиентов начали обслуживать быстрее, возврат товара не превышал 3% (в среднем по отрасли – 10-15%), нанятые мной специалисты не донимали меня вопросами. Все это привело к быстрому росту моего бизнеса, увеличению размеров прибыли и всеобщему удовлетворению.