Шаг второй – поставьте заслон от входящих телефонных звонков и максимально ограничьте исходящие.

1. По возможности пользуйтесь двумя телефонными номерами, например офисной линией (для несрочных дел) и мобильником (для срочных дел). Можно также завести два мобильных телефона или пользоваться для несрочных дел виртуальным телефонным номером, который переводит звонки в онлайн-службу голосовых сообщений (например, www.skype.com).

Укажите номер телефона в автоответе на электронные письма и отвечайте на звонки, кроме тех случаев, когда позвонивший неизвестен или вы не хотите отвечать. Если сомневаетесь, препоручите голосовой службе ответить на звонок, а потом прослушайте сообщение целиком, чтобы оценить его важность. Если с ответом можно не спешить, не спешите. Люди, которые отнимают у вас время, должны научиться ждать.

У офисного телефона отключите звук и держите автоответчик постоянно включенным. Ваше сообщение должно напоминать автоответ по электронной почте:

«Вы позвонили Тиму Феррису.

В настоящее время ввиду большой загрузки я прослушиваю голосовые сообщения и отвечаю на них дважды в день – в 12:00 и в 16:00.

Еслитребуется экстренное вмешательство, прошу связаться со мной по телефону 555-555-5555. Или же оставьте сообщение, и я перезвоню вам в 12:00 или 16:00. Не забудьте указать свой электронный адрес, чтобы я мог ответить вам быстрее.

Благэдарю за понимание и заверяю, что эта мера направлена исключительно на рационализацию рабочего процесса и повышение его эффективности.

Всего хорошего».

2. Если вам звонят по мобильному телефону, значит, дело срочное, к которому надо отнестись соответственно. Тем не менее не позволяйте позвонившим отнимать у вас время. Начинать надо с приветствия. Сравните:

Джейн (поднимает трубку): Алло! Джон (позвонивший): Алло, это Джейн? Джейн: Я слушаю. Джон: Привет, Джейн, это Джон. Джейн: О, привет, Джон. Как вы?

или: О, привет, Джон. Как дела? Забыв, зачем позвонил, Джон втягивает вас в разговор ни о чем, из которого потом придется выруливать, да еще выяснять цель звонка. Можно найти более эффективный подход:

Джейн: Я слушаю. Джон: Привет, это Джон.

Джейн: Привет, Джон, у меня тут кипит работа. Чем могу помочь?

Возможное продолжение:

Джон: Ну тогда я потом перезвоню.

Джейн: Нет, минута у меня найдется. Я вас слушаю.

Не поощряйте пустую болтовню, не давайте людям повода разговориться. Сразу переходите к делу. Если собеседник увиливает от прямых отв етов или пытается перенести разговор на неопределенное время, не давайте ему увернуться, добейтесь четкого ответа.

Если он долго и путано объясняет суть проблемы, перебейте его словами: «(Имя), извините, что перебиваю, но мне сейчас должны позвонить. Чем конкретно я могу помочь?» Можно сформулировать мысль по-другому: «(Имя), извините, что перебиваю, но я жду важного звонка. Вы не могли бы объяснить все в письме?»

Шаг третий – овладение искусством отказа и увиливания от собраний.

В 2001 году новый вице-президент по продажам компании TrueSAN в первый же день работы назначил общее собрание и сделал краткое объявление: «Я здесь не для того, чтобы завести друзей. Меня наняли, чтобы создать крепкую команду, специализирующуюся на продажах, и продавать товар. Именно этим я и займусь. Благодарю за внимание». Это к вопросу о краткости.