Электронный обмен данными – процесс, который позволяет с помощью компьютеров наладить связь между компаниями, заключить сделку с помощью глобальных и локальных вычислительных сетей, которые непосредственно организуют взаимодействие компьютеров различных компаний.

Основная цель закупочной логистики заключается в удовлетворении потребностей производства в материалах с максимально возможной экономической эффективностью. Достижение этой цели зависит от решения целого ряда задач.

Главными вопросами, на которые следует ответить при обеспечении предприятия предметами труда, служат:

• какой вид сырья, материалов или комплектующих необходимо закупить;

• в каком количестве;

• кто будет поставщиками сырья, материалов и комплектующих;

• на каких условиях будут производиться закупки?

К традиционному перечню вопросов логистика добавляет свои: как системно увязать закупки с производством и сбытом, а деятельность предприятия – с поставщиками.

Таким образом, к задачам и работам, связанным с закупочной логистикой относятся:

• определение потребности в материальных ресурсах. На этом этапе рассчитываются потребности в материалах, комплектующих, устанавливаются требования к массе, размеру и другим параметрам поставок. Может решаться задача «сделать или купить», которая заключается в сравнении двух вариантов: приобретении данного материала у поставщика или производстве его на собственном предприятии;

• исследование рынка закупок и выбор поставщика. Определяются все возможные поставщики, создается база данных о них и на основе определенных критериев выбирается оптимальный поставщик;

• заключение договора на закупку необходимых материальных ресурсов. Реализация задачи начинается с проведения переговоров, которые завершаются заключением контракта на определенных условиях. Договорные отношения формируют связи, рационализация которых также является задачей логистики;

• подготовка бюджета закупок, выступающая существенной частью закупочной деятельности. При этом определяются следующие виды затрат:

^ выполнение заказа по основным видам материальных ресурсов;

^ транспортировка, экспедирование и страхование;

^ приемка и проверка материальных ресурсов; поиск информации о потенциальных поставщиках.

• координация и взаимосвязь закупок с производством, сбытом и складированием, решаемые посредством системной взаимосвязи закупок с производством и сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования, экономики, техники и технологии.

Любое предприятие, производственное или торговое, имеет службу (отдел закупок или службу снабжения), осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда (рис. 5.1).

Эффективная работа этой службы во многом зависит от организационной структуры предприятия. Организация службы, отвечающей за выполнение всех задач по снабжению производства, позволяет оптимально наладить движение материального потока.

Задачи, решаемые службой снабжения, должны строиться на основе современной концепции маркетинга: вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем стратегия развития производства и уже потом – стратегия снабжения производства. Для успешного обеспечения предприятия необходимыми материалами этот отдел должен иметь готовые ответы на следующие вопросы: что закупать; сколько закупать; у кого закупать; на каких условиях закупать; как системно увязать закупки с производством и сбытом; как системно увязать деятельность предприятия с поставщиками и др.