Документы для факультета в университете
Несмотря на огромные различия в целях и деятельности, критическое множество для председателя факультета в университете составляет сходное число сходных документов. Почти каждое решение декана, совета кафедры или председателя является спецификацией или изменением следующих документов:
Цели.
Описание курса.
Требования к соискателю степени.
Предложения по исследовательской работе (и планы, при наличии финансирования).
Расписание занятий и назначение преподавателей.
Бюджет.
Помещения.
Назначение руководителей для аспирантов.
Обратите внимание, что документы очень похожи на те, которые нужны для компьютерного проекта: цели, спецификации продукта, распределение времени, денег, места и людей. Только документы с ценами отсутствуют: этим занимается законодательное собрание. Сходство не случайно — заботами всякой задачи управления являются: что, когда, по какой цене, где и кто.
Документы для программного проекта
Во многих программных проектах работа начинается с совещаний, на которых обсуждается структура; затем приступают к написанию программ. Однако как бы ни был мал проект, менеджер поступит мудро, если сразу начнет формализовать хотя бы минидокументы, которые послужат его базой данных. И он обнаружит, что ему нужны, по большей части, те же документы, что и другим менеджерам.
Что: цели. Здесь определяется, какие потребности должны быть удовлетворены, а также задачи, пожелания, ограничения и приоритеты.
Что: спецификации продукта. Начинается как предложение, а кончается как руководство и внутренняя документация. Важнейшей частью являются спецификации скорости и памяти.
Когда: график.
По какой цене: бюджет.
Где: расположение помещений.
Кто: организационная структура. Она переплетается со спецификацией интерфейса, как предсказывает закон Конвея: «Организации, проектирующие системы, неизбежно производят системы, являющиеся копиями их организационных структур». [1] Конвей идет дальше и указывает, что организационная структура первоначально отражает проект первой системы, который наверняка был ошибочным. Если проект системы должен допускать внесение изменений, то и организация должна быть готова к переменам.
Зачем нужны формальные документы?
Во-первых, необходимо записывать принятые решения. Только когда пишешь, становятся видны пропуски и проступают несогласованности. В процессе записывания возникает необходимость принятия сотен мини-решений, и их наличие отличает четкую и ясную политику от расплывчатой.
Во-вторых, посредством документов решения сообщаются исполнителям. Менеджеру приходится постоянно удивляться, что политика, которую он считал известной всем, оказывается совершенно неизвестной одному из членов его команды. Поскольку основная его работа состоит в том, чтобы все двигались в одном направлении, его главная ежедневная задача заключается в обмене информацией, а не принятии решений, и документы очень облегчат ему эту нагрузку.
Наконец, документы образуют базу данных менеджера и его контрольный список. Периодически изучая их, он видит, в какой точке пути находится, и определяет необходимость смещения акцентов или изменения направления.