Приглашения на совещание, в зависимости от ранга и количества участников, рассылаются по факсу или электронной почте, допустимо заказное письмо. Более официальной является форма письменного приглашения.
Оповещение участников по телефону допустимо в случае коротких, малочисленных собраний в рамках подразделения предприятия.
В приглашении указываются повестка дня, основная тема, фамилии докладчиков и содокладчиков, место и время начала проведения, часто длительность мероприятия и цель.
Рабочее совещание в рамках отдела или подразделения часто проводится по инициативе руководителя, но оно может быть также организовано и проведено сотрудником с приглашением руководства. Подобные совещания часто организуются для обмена мнениями между сотрудниками по конкретному вопросу.
Правила делового этикета предписывают начинать и заканчивать совещание в назначенное время, иначе его участникам придется корректировать свой рабочий план дня.
Участникам совещания рекомендуется приходить вовремя, чтобы не отвлекать своим появлением собравшихся. Руководителям и докладчикам, опаздывающим на совещание, следует вовремя предупредить организаторов. Задерживать начало совещания из-за отсутствия кого-либо из приглашенных нетактично, однако основного докладчика или важного гостя следует подождать – в этом случае рекомендуется предупредить участников о задержке и занять их внимание.
Неявка приглашенного на совещание без объяснения причин и предварительного отказа является нарушением делового этикета, однако указывать в приглашении «явка обязательна» не принято.
Организаторам совещания предписывается встречать и приветствовать участников, по возможности персонально. Незнакомых людей следует представить друг другу. Познакомиться и общаться участникам помогут беджи с фамилиями.
В процессе организации следует уделить особое внимание рассадке участников. Согласно правилам делового этикета, при количестве участников более 6 человек следует использовать специальные именные карточки.
Психологически не следует сажать друг против друга конкурентов и соперников. Руководитель располагается в центре, желательно, чтобы он мог видеть всех участников.
Известно, что небольшое пространство и теснота ведут к конфликтам, в связи с чем рекомендуется выбрать достаточно просторное помещение и рассадить участников на комфортном расстоянии.
Организаторы совещания берут на себя ответственность по организации питания. В зависимости от длительности встречи участникам может быть предложена пауза, например на ланч.
В рамках отдела во время паузы сотрудники сами могут воспользоваться автоматом с чаем или кофе. Если перерыв на ланч не предусмотрен, закуски и напитки предлагаются в ходе заседания.
Лицу, ведущему совещание, так же как и участникам президиума, следует уделить особое внимание своим манерам и поведению. Руки следует спокойно расположить перед собой на столе, вертеть ручку или другой предмет, рисовать в блокноте не стоит.
Нетактично ежеминутно заглядывать в записную книжку, телефон, планшет, лучше следить за повесткой дня, распечатанной на листе.