Оформление племенной документации на щенков проводится в кинологических организациях на основании актов вязок и актов об осмотрах щенков, регистрируемых в книгах вязок, щенений и выдачи справок о происхождении (родословных).

Акты вязок установленной формы составляются владельцами производителей и скрепляются их подписями. В актах указываются данные о производителях: их принадлежность, номера родословных, клички, оценки, даты вязок. Там же оговариваются условия оплаты владельцу кобеля за его использование. Обычно это стоимость щенка в момент раздачи, оплачиваемая по его продаже, или щенок из ожидаемого помета по второму выбору, так как первый выбор остается за владельцем суки. Практикуются и другие условия оплаты за вязку, но во всех случаях их нужно оговаривать и записывать в акт своевременно.

В месячном возрасте проводится осмотр щенков штатным кинологом или членами племенного сектора секции (клуба) любителей породы. При этом составляется акт за подписями владельца суки и уполномоченного общественника или кинолога. Актом удостоверяется: породистость щенков, их количество, пол, окрас, особые приметы, отсутствие или наличие заметных дефектов.

При осмотре щенков в первую очередь обращают внимание на прикус, отсутствие пупочной грыжи, строение конечностей, свободу и уверенность движений, отсутствие отклонений в строении глаз, типичность окраса. Щенков осматривают на руках, а затем на полу или на грунте и непременно в движении.

При обнаружении пороков прикуса, пупочной грыжи, хромоты, заворота век или иных уродств и аномалий об этом делаются записи в акте осмотра, вносимые затем на первую страницу справки о происхождении (родословной) дефектного щенка. При наличии дисквалифицирующего порока делается, например, запись: «Плембрак, неправильный прикус». Устранимые пороки отмечаются, например, записью: «Дефект — заворот век (или пупочная грыжа)». Такие записи служат предупреждением покупателю, что приобретаемый щенок может стать только пользовательным животным, или о том, что ему требуется оперативное лечение. В случае исправления дефекта с возрастом при обмене справки о происхождении на племенное свидетельство запись о дефекте не возобновляется.

Если в помете оказывается хоть один щенок нечистопородный, что бывает результатом вольной случки по недосмотру, родословные на всех щенков данного выводка не выдаются.

Заполнение бланков справок (свидетельств) о происхождении проводится за плату работниками кинологической (охотничьей) организации или самими владельцами щенков с последующим заверением в обществе (клубе) собаководов.

Во избежание ошибок при заполнении бланков родословных владельцами пометов, а также для учета распределения щенков в хорошо организованных секциях (клубах) собаководов при осмотре щенков владельцу вручают два бланка общепометной карточки с заполненными племенным сектором данными о происхождении щенков данного помета. После распределения щенков владелец помета заполняет в общепометной карточке сведения о том, кому переданы щенки, и возвращает карточки в секцию (клуб) для записи помета в родословные книги и для организации связи с новыми собаководами.